Um sistema inovador implantado de forma pioneira no cartório do 1º ofício de São Luís vai facilitar a vida de milhares de usuários dos serviços prestados à sociedade. Trata-se da adoção da tecnologia Piql de armazenamento de dados em formato binário baseada em película de 35mm, a mesma utilizada em produções cinematográficas. Com o sistema, o cidadão que necessitar dos serviços cartorários vai ganhar em segurança e agilidade, facilitando a obtenção de documentos necessários às mais diversas situações cotidianas.
Com um acervo de milhares de documentos, alguns datados do século XIX, o desafio era digitalizar as mais de três milhões de páginas em menor tempo possível, o que foi alcançado em um período de seis meses. O trabalho permitiu incluir em apenas cinco rolos de película todo o estoque de documentos imobiliários presentes no arquivo do cartório, que atualmente ocupa quase dois prédios localizados no centro de São Luís.
Ricardo Gonçalves, cartorário responsável pelo 1º ofício, destaca que a tecnologia traz como principais diferenciais a segurança e a rapidez no acesso aos dados. Ele informou que um documento que antes poderia levar cerca de uma semana para ser encontrado, agora é acessado no sistema de forma imediata. “Nós conseguimos essa rapidez porque todos os nossos documentos estão inseridos no software, permitindo o acesso direto mediante simples pesquisa pelo atendente”, explicou.
A previsão é que os documentos físicos sejam descartados em conformidade com as normas estabelecidas pelo Conselho Nacional de Justiça. Quanto aos novos atos, estes já vão dispensar o uso de papéis, sendo realizados diretamente no sistema e seu armazenamento feito em um banco de dados específico. Para acompanhar a evolução tecnológica, Gonçalves destacou que foi preciso qualificar a equipe, uma vez que a tecnologia exige a mão de obra especializada.
Gonçalves ainda lembrou que o cartorário é responsável por um serviço público delegado e que é fundamental manter um bom nível de qualidade no atendimento aos cidadãos. Ele informa que o cartório tem como meta ainda para este ano a entrega de certidões de forma imediata ao requerente.
Para Walfredo Dantas, representante da empresa OGS, que detém a tecnologia Piql no Brasil, não se trata apenas de passar para o formato virtual, mas de um procedimento exclusivo que digitaliza o arquivo em microfilme e disponibiliza em sistema de informática. Assim, o arquivo pode ser alterado posteriormente conforme a necessidade.
Dantas garantiu que a tecnologia Piql permite que a informação fique armazenada por muito tempo sem a necessidade de mudança do arquivo para outro tipo de suporte, como acontece nos backups (cópias virtuais) tradicionais que exigem a mudança em média a cada cinco anos, além da manutenção do documento físico. “Com essa ferramenta é possível guardar informações por milhares de anos sem a necessidade de migração para outro tipo de base de armazenamento. Importante acrescentar que a informação fica protegida contra inundação e incêndios, podendo resistir a temperaturas de até 500°C sem que os dados sejam danificados”, afirma.
Apoio – A Corregedoria Geral da Justiça, órgão responsável pelo acompanhamento e fiscalização dos cartórios no Maranhão teve papel importante na implantação do sistema e está atuando para levar a tecnologia a outras serventias do Estado e ao próprio Poder Judiciário. Isso porque a crescente demanda processual impacta no aumento de dados armazenados em papel, sendo necessária a busca de uma tecnologia alternativa, segura e de fácil acesso para armazenar uma grande quantidade de dados.
Outro fator defendido pela corregedora da Justiça, desembargadora Nelma Sarney, é o econômico, uma vez que a tecnologia tem um preço acessível e dispensa o uso de grandes estruturas físicas para armazenamento de grande quantidade de documentos administrativos e judiciais.
Piql – A empresa surgiu em 2002 com experimentos que receberam investimentos do Governo Norueguês. Baseado na tecnologia de gravação de filme em película, a empresa desenvolveu uma técnica própria capaz de armazenar bits nesse mesmo tipo de mídia. Diferentemente do que ocorre nos microfilmes normais, onde são gravadas imagens, os dados são gravados em bits, com a mesma lógica utilizada nos algoritmos de informática, cujas combinações que representam um arquivo vão de 0 a 1.
Fonte: TJ/MA | 22/10/2015.
Publicação: Portal do RI (Registro de Imóveis) | O Portal das informações notariais, registrais e imobiliárias!
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