APOSTILAMENTO DE DOCUMENTOS (CONVENÇÃO DE APOSTILA DE HAIA)- BRASIL
Luís Ramon Alvares
* Atualizado em 30/09/2021
FUNDAMENTO LEGAL:
O QUE É APOSTILAMENTO?
É a legalização de documentos produzidos em território nacional e destinados a produzir efeitos em países partes da Convenção sobre a Eliminação da Exigência de Legalização de Documentos Públicos Estrangeiros (Convenção da Apostila) – art. 1º, caput, da Resolução CNJ n. 228/2016.
EM QUAIS PAÍSES APLICAM-SE A CONVENÇÃO DA APOSTILA?
Para saber em quais países aplicam-se a Convenção da Apostila, deve-se consultar o final do texto.
OBS.: É importante que o país de origem do documento e o país de destino sejam partes ou signatários da Convenção da Apostila.
COMO FAZER SE O PAÍS NÃO É SIGNATÁRIO DA CONVENÇÃO DA APOSTILA DE HAIA?
O documento deve ser Consularizado. Para maiores informações, sugerimos a leitura do seguinte artigo:
Legalização Consular, Apostilamento de Documentos (Apostila de Haia) e o registro de documentos estrangeiros – O que você precisa saber sobre a legalização e o registro de documentos estrangeiros – https://portaldori.com.br/2013/07/05/o-que-voce-precisa-saber-sobre-a-legalizacao-e-o-registro-de-documentos-estrangeiros
QUAL É A VANTAGEM DO NOVO PROCEDIMENTO?
- Não precisa mais legalizar o documento no Ministério das Relações Exteriores (em Brasília – DF) ou em seus escritórios regionais (menos de 10 no Brasil).
- Há possibilidade de legalizar o documento nos cartórios extrajudiciais, que estão presentes em todos os municípios brasileiros (mais de 5.560 municípios).
- O Apostilamento agilizará e simplificará a legalização de documentos entre os países signatários da Convenção de Haia (mais de 110 países), permitindo o reconhecimento mútuo de documentos brasileiros no exterior e de documentos estrangeiros no Brasil.
O QUE ENTENDE-SE POR LEGALIZAÇÃO OU CHANCELA CONSULAR?
Para fins de apostilamento de documentos, entende-se como legalização, ou chancela consular, a formalidade pela qual se atesta a autenticidade da assinatura, da função ou do cargo exercido pelo signatário do documento e, quando cabível, a autenticidade do selo ou do carimbo nele aposto (art. 1º, parágrafo único, da Resolução CNJ n. 228/2016).
O notário, ao apostilar documentos emitidos por serviço notarial sediado em ente da Federação diverso, deverá verificar a autenticidade da assinatura mediante consulta à Central Notarial de Serviços Eletrônicos Compartilhados (CENSEC)- art. 4º, §4º, do Provimento nº. 62/2017 do CNJ. REVOGADO
O registrador de títulos e documentos e pessoas jurídicas, ao apostilar documentos emitidos por serviço sediado em ente da Federação diverso, deverá verificar a autenticidade da assinatura mediante consulta à Central de Registro de Títulos e Documentos e Pessoa Jurídica (RTDPJBR) – art. 4º, §5º, do Provimento nº. 62/2017 do CNJ. REVOGADO
O registrador de imóveis, ao apostilar documento emitido por registrador sediado em ente da Federação diverso, deverá verificar a autenticidade da assinatura mediante consulta ao Operador Nacional do Registro de Imóveis (ONR) – art. 4º, §6º, do Provimento nº. 62/2017 do CNJ. REVOGADO
Os notários e registradores também poderão, nos limites de suas atribuições, verificar a autenticidade da assinatura mediante consulta à Central Notarial de Sinal Público (CNSIP) – art. 4º, §7º, do Provimento nº. 62/2017 do CNJ. REVOGADO
QUAIS SÃO OS EFEITOS DA APOSTILA?
A Cartilha do CNJ- “O ABC das Apostilas- Como garantir o reconhecimento de seus documentos públicos no exterior?” responde:
“A Apostila apenas certifica a origem do documento público, ou seja, certifica a autenticidade da assinatura (reconhecimento de firma) da pessoa ou autoridade que assinou ou carimbou o documento e se é competente para realizar tal ato.
A Apostila não certifica o conteúdo do documento público e nunca deve ser usada para o reconhecimento de documento no país em que foi emitida. Ou seja, as Apostilas devem ser utilizadas, exclusivamente, em documentos públicos no exterior. Depende do país em que será utilizada a Apostila decidir sobre a relevância de documentos adjacentes.”
O CARTÓRIO EXTRAJUDICIAL PODE FAZER O APOSTILAMENTO?
Sim. Os serviços notariais e de registro são autoridades competentes para o ato de aposição de apostila (art. 6º, II, da Resolução CNJ n. 228/2016 c/c art. 4º do Provimento nº. 62/2017 do CNJ).
O CARTÓRIO DE GUARATINGUETÁ, no ESTADO DE SÃO PAULO, ESTÁ HABILITADO A FAZER O APOSTILAMENTO NO TERRITÓRIO BRASILEIRO?
Sim. O 1º Tabelionato de Notas e Protesto de Guaratinguetá está habilitado!
Não é necessário apostilar documento no mesmo estado de origem ou de residência. Assim, independentemente do Estado onde se morar ou da origem do documento, tais como: Centro-Oeste -Goiás (GO), Mato Grosso (MT), Mato Grosso do Sul (MS) e o Distrito Federal (DF), Norte- Acre (AC), Amazonas (AM), Amapá (AP), Pará (PA), Rondônia (RO), Roraima (RR) e Tocantins (TO), Nordeste- Alagoas (AL), Bahia (BA), Ceará (CE), Maranhão (MA), Piauí (PI), Pernambuco (PE), Paraíba (PB), Rio Grande do Norte (RN) e Sergipe (SE), Sul- Paraná (PR), Rio Grande do Sul (RS) e Santa Catarina (SC) ou Sudeste- Espírito Santo (ES), Minas Gerais (MG), Rio de Janeiro (RJ) e São Paulo (SP), pode-se apostilar em outro Estado.
O 1º Tabelionato de Notas e Protesto de Guaratinguetá está situado no Vale do Paraíba (próximo de São José do Campos, Lorena, Pindamonhangaba, Piquet, Roseira, Taubaté, Caçapava etc.). Além de fazer escrituras e procurações públicas, autenticar e reconhecer firmas, o 1º Tabelionato de Notas e Protesto de Guaratinguetá garante autenticidade, segurança e eficácia para o APOSTILAMENTO. É possível comparecer ao 1º Tabelionato de Notas e Protesto de Guaratinguetá (R. Pedro Marcondes, 73 – Centro, Guaratinguetá – SP, 12500-340) ou ligar no Telefone: (12) 3133-3621 para maiores informações.
Você também poderá remeter a sua documentação pelos Correios (SEDEX, PAC etc.) e recebê-la de volta no seu endereço.
Apostialmento de documento eletrônico ou digital é mais simples!
Contate-nos no 1º Tabelionato de Notas e Protesto de Guaratinguetá , e saiba mais sobre este serviço oferecido pelo Cartório.
QUANTO CUSTA PARA FAZER O APOSTILAMENTO?
- Os emolumentos corresponderão, para cada apostila emitida, ao custo de Procuração SEM Valor Declarado, segundo os valores vigentes em cada Estado da Federação (art. 18, caput, da Resolução nº. 228, de 22/06/2016, do CNJ).
- Será isenta da cobrança de emolumentos a emissão de apostila em documentos requeridos por órgãos do Poder Executivo Federal para utilização no exterior, no interesse do serviço público (art. 18, parágrafo único, da Resolução nº. 228, de 22/06/2016, do CNJ)
- No Estado de São Paulo, o valor atual para apostilamento é de R$ 124,91 (Tabela de 2021– ISS de 3%) por documento.
QUAL É O PRAZO PARA ENTREGA DO DOCUMENTO APOSTILADO?
O prazo para entrega do documento apostilado é de cinco dias (art. 9º, caput, do Provimento nº. 62/2017 do CNJ).
DO APOSTILAMENTO
- Para a emissão da apostila, o cartório deverá realizar a análise formal do documento apresentado, aferindo a autenticidade da assinatura aposta, do cargo ou função exercida pelo signatário e, quando cabível, a autenticidade do selo ou do carimbo aposto. (art. 9, §2º, do Provimento nº. 62/2017 do CNJ).
- Normalmente é possível conferir o selo aposto no documento, digital ou não, mediante acesso ao site do respectivo Tribunal. No Estado de São Paulo, é possível acessar por aqui:
- Selo digital: https://selodigital.tjsp.jus.br/
- Consulta de Validade de Selos e Documentos (físicos): https://extrajudicial.tjsp.jus.br/pexPtl/abrirConsultavalidadeselo.do
- A apostila emitida em meio físico será afixada no documento pela autoridade apostilante, não sendo permitida a entrega da apostila de forma avulsa ao solicitante do serviço (art. 2º, §1º, do Provimento n. 62/2017 do CNJ
QUAIS DOCUMENTOS PODEM SER APOSTILADOS?
- Muitos documentos podem ser legalizados para uso no exterior. Usualmente são legalizados documentos relacionados à obtenção de dupla cidadania, como certidão de nascimento, casamento e óbito. Também podem ser legalizados diplomas universitários, atestados de antecedentes criminais, certidões negativas pessoais, procurações, escrituras, matrículas de imóveis, documentos pessoais e administrativos, declarações oficiais em documentos privados, reconhecimento de assinatura, contratos, e qualquer documento em que haja o reconhecimento da firma do autor (do documento).
- Em geral, é possível o apostilamento em documentos públicos. “Equiparam-se a documento público produzido no território nacional os históricos escolares, declarações de conclusão de série e diplomas ou certificados de conclusão de cursos registrados no Brasil (Lei n. 9.394, de 20 de dezembro de 1996).”- art. 1º, caput, do Provimento n. 62/2017 do CNJ
- É possível o apostilamento de: 1- documento original com firma reconhecida; 2- cópia autenticada com firma reconhecida; 3- documento eletrônico assinado com certificado digital.
DOCUMENTO ORIGINAL
- Em caso de apostilamento de documento original, deve ser reconhecida, por semelhança, a assinatura do signatário ou o sinal público do notário caso o reconhecimento de firma já tenha sido realizado em cartório distinto daquele que irá apostilar o documento (art. 9, §3º, do Provimento nº. 62/2017 do CNJ).
DOCUMENTOS EM LÍNGUA ESTRANGEIRA
- O ato de aposição de apostila em documentos exarados em língua estrangeira, deve ser traduzido por tradutor juramentado (nos moldes do Decreto n. 13.609, de 21 de outubro de 1943) (art. 15 do Provimento nº. 62/2017 do CNJ).
- A tradução deve ser objeto de apostilamento próprio e autônomo- Decisão liminar do CNJ (PEDIDO DE PROVIDÊNCIAS – 0007437-63.2016.2.00.0000).
- O procedimento deverá ser realizado em duas apostilas distintas: apostila-se primeiro o documento público original e, posteriormente, o traduzido. (art. 15, §1º do Provimento nº. 62/2017 do CNJ).
- Para fins de aposição da apostila, o documento de procedência interna bilíngue, contendo versão em língua estrangeira, não dispensa a apresentação da tradução juramentada. (art. 15, §2º do Provimento nº. 62/2017 do CNJ).
- Conforme Pedido de Providências n. 0006399-45.2018.2.00.0000- CNJ, há determinação às serventia para “somente realizem o apostilamento do ato de reconhecimento de firma dos signatários de documentos particulares redigidos em idioma estrangeiro quando este documento estiver acompanhado de tradução juramentada para o português, que deverá integrar, para todos os efeitos, o documento original, fazendo-se constar tal informação na apostila”.
No caso de apostilamento por tradutornão juramentado, deverão constar da apostila a identificação do tradutor e a declaração de responsabilidade civil e penal pelo conteúdo. (art. 13, §2º, do Provimento nº. 58/2016 do CNJ).Norma suspensa liminarmente pelo CNJ (PEDIDO DE PROVIDÊNCIAS – 0007437-63.2016.2.00.0000). Posteriormente, o Provimento n. 58/2016 do CNJ foi revogado pelo Provimento n. 62/2017 do CNJ, que não reproduziu a referida disposição normativa.
Por sua conta e risco, o solicitante do serviço poderá requerer a aposição de apostila em documento sem tradução juramentada. (art. 13, §3º, do Provimento nº. 58/2016 do CNJ Norma suspensa liminarmente pelo CNJ (PEDIDO DE PROVIDÊNCIAS – 0007437-63.2016.2.00.0000). Posteriormente, o Provimento n. 58/2016 do CNJ foi revogado pelo Provimento n. 62/2017 do CNJ, que não reproduziu a referida disposição normativa.
1: Visto que alguns países signatários da Convenção da Apostila não exigem que a tradução seja realizada por tradutor juramentado ou certificado, bem como em vista de que alguns países se reservam no direito de não aceitar traduções realizadas fora de seu território, caso haja dúvidas sobre a aposição da apostila, os cartórios deverão orientar o solicitante do serviço a esclarecê-las à embaixada do país no qual o documento será utilizado (art. 13, §1º, do Provimento nº. 58/2016 do CNJ).Norma suspensa liminarmente pelo CNJ (PEDIDO DE PROVIDÊNCIAS – 0007437-63.2016.2.00.0000). Posteriormente, o Provimento n. 58/2016 do CNJ foi revogado pelo Provimento n. 62/2017 do CNJ, que não reproduziu a referida disposição normativa.
CÓPIA AUTENTICADA
- “O apostilamento de reconhecimento de firma ou de cópia autenticada é ato excepcional, caso em que a assinatura, a função ou o cargo exercido a serem lançados na apostila serão do tabelião ou do seu preposto que apôs a fé pública no documento.” (art. 9º, §3º, do Provimento 62/2017 do CNJ).
- Neste caso, deve-se conferir o selo, normalmente digital, aposto pelo cartório que autenticou o documento.
DOCUMENTO ELETRÔNICO
- O documento eletrônico apresentado à autoridade apostilante ou por ela expedido poderá ser apostilado independentemente de impressão em papel, desde que esteja emitido em formato compatível para upload no sistema do CNJ e assinado eletronicamente – art. 14, caput, do Provimento nº. 62/2017 do CNJ.
- A apostila eletrônica será salva em arquivo único, na sequência do documento, assinada pela autoridade apostilante, entregue em mídia ou enviado no endereço eletrônico fornecido pelo solicitante- art. 14, §1º, do Provimento nº. 62/2017 do CNJ.
- Considera-se assinado eletronicamente (art. 14, §2ª, do Provimento nº. 62/2017 do CNJ):I – o arquivo eletrônico assinado na forma do art. 10, § 1º, da Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001, ou legislação superveniente; ou (incluído pelo Provimento n. 119, de 7.7.2021)II – o documento que contém declaração de ter sido assinado na forma do art. 10, § 1º, da Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001 (lei que Institui a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil); do art. 1º, § 2º, III, da Lei nº 11.419, de 19 de dezembro de 2006 (lei que Dispõe sobre a informatização do processo judicial; assinatura eletrônica as seguintes formas de identificação inequívoca do signatário: 1- assinatura digital baseada em certificado digital emitido por Autoridade Certificadora credenciada, na forma de lei específica; 2) mediante cadastro de usuário no Poder Judiciário, conforme disciplinado pelos órgãos respectivos); ou do art. 4º da Lei nº 14.063, de 23 de setembro de 2020 (lei que dispõe sobre o uso de assinaturas eletrônicas em interações com entes públicos, em atos de pessoas jurídicas e em questões de saúde e sobre as licenças de softwares desenvolvidos por entes públicos, cujo conteúdo pode ser conferido na rede mundial de computadores, em site governamental. (incluído pelo Provimento n. 119, de 7.7.2021)
- Nas hipóteses do item II, em caso de dúvida sobre a veracidade do documento ou do sítio eletrônico de verificação, a autoridade apostilante contatará o órgão responsável pela emissão do documento, e, permanecendo a dúvida, o apostilamento será negado.
- A critério do solicitante do serviço, os documentos eletrônicos poderão ser impressos para aposição de apostila. (NR). O papel de segurança padronizado, conforme requisitos de segurança submetidos pela ANOREG-BR e aprovados pela Corregedoria Nacional de Justiça, será numerado sequencialmente e vinculado ao CNS – Cadastro Nacional de Serventia de cada unidade. (NR)- art. 7º do Provimento nº. 62/2017 do CNJ.
QUAIS DOCUMENTOS NÃO PODEM SER APOSTILADOS?
Não será aposta apostila em documento que evidentemente consubstancie ato jurídico contrário à legislação brasileira (art. 4º da Resolução 228/2016).
DA EMISSÃO
- A apostila será emitida por documento, não importando a quantidade de páginas que possuir (art. 11, primeira parte, do Provimento nº. 62/2017 do CNJ) e tampouco se refere a documento original e sua tradução (art. 15, parágrafo único, do Provimento nº. 62/2017 do CNJ).
- Poderá ser emitida por folha ou de forma diversa se o solicitante do serviço assim o exigir (art. 11, segunda parte, do Provimento nº. 62/2017 do CNJ).
- A tradução deve ser objeto de apostilamento próprio e autônomo- Decisão liminar do CNJ (PEDIDO DE PROVIDÊNCIAS – 0007437-63.2016.2.00.0000).
Como regra, o ato de aposição de apostila em documentos exarados em língua estrangeira será realizado em uma única apostila, dela constando, se for o caso, o documento original e sua tradução. No entanto, se assim desejar o solicitante, a tradução poderá ser objeto de apostilamento próprio e autônomo (art. 13, §4º, do Provimento nº. 58/2016 do CNJ). Norma suspensa liminarmente pelo CNJ (PEDIDO DE PROVIDÊNCIAS – 0007437-63.2016.2.00.0000). Posteriormente, o Provimento n. 58/2016 do CNJ foi revogado pelo Provimento n. 62/2017 do CNJ, que não reproduziu a referida disposição normativa.
- A emissão de apostila dar-se-á, obrigatoriamente, em meio eletrônico, por intermédio do Sistema Apostil CNJ (http://www.cnj.jus.br/poder-judiciario/relacoes-internacionais/convencao-da-apostila-da-haia) , cujo acesso ocorrerá por meio de certificado digital (art. 8º, parágrafo único, da Resolução 228/2016).
- As autoridades apostilantes deverão, para fins de controle das corregedorias-gerais de justiça dos Estados e do Distrito Federal, afixar no documento, previamente ao ato de digitalização do documento apostilando, o selo físico, etiqueta e/ou a estampa de selo eletrônico, conforme regras locais (art. 8º, caput, do Provimento nº. 62/2017 do CNJ).
- Ao realizar o ato de apostilamento, a autoridade apostilante deverá proceder à inserção da imagem do documento no banco de dados unificado do registro eletrônico das apostilas.(art. 12, caput, do Provimento nº. 62/2017 do CNJ)
- A autoridade apostilante deverá conferir a correspondência entre a imagem eletrônica e o documento. (art. 12, §2º, do Provimento nº. 62/2017 do CNJ).
- Devidamente emitida, eletronicamente, conforme modelo abaixo indicado, a apostila deverá ser impressa em papel seguro fornecido pela Casa da Moeda do Brasil ao qual faz referência, carimbada (vide carimbo abaixo indicado)e rubricada em campo próprio pelo cartório
DO MODELO
Conforme artigo 7º da art. 4º da Resolução 228/2016:
1- A Apostila deverá estar em conformidade com o seguinte modelo:
2- A Apostila deve apresentar as seguintes características:
I – terá a forma de um quadrado com pelo menos 9 (nove) centímetros de lado;
II – constarão do cabeçalho o brasão de Armas da República Federativa do Brasil e a logomarca do CNJ;
III – título apenas em francês “Apostille (Convention de La Hayedu 5 octobre 1961)”;
IV – campos fixos inscritos, redigidos em português, inglês e francês;
V – indicar o número sequencial e a data de emissão;
VI – constar o nome do signatário do documento público ou, no caso de documentos não assinados, a indicação da autoridade que apôs o selo ou carimbo, juntamente com o cargo ou a função exercida e a instituição que representa;
AS APOSTILAS PODEM SER RECUSADAS NO PAÍS EM QUE SERÃO UTILIZADAS (DESTINO)?
A Cartilha do CNJ- “O ABC das Apostilas- Como garantir o reconhecimento de seus documentos públicos no exterior?” responde:
As Apostilas que cumpram os requisitos da Convenção devem ser reconhecidas pelo país em que serão utilizadas (destino).
As Apostilas somente podem ser recusadas quando:
Sua origem não pode for comprovada, ou seja, quando a informação constante na Apostila não se encontra nos registros da Autoridade que, supostamente, expediu o documento; ou o documento apresentado for muito diferente do modelo anexo à Convenção.
COMO O DESTINATÁRIO (PAÍS DE DESTINO) DEVE VERIFICAR A AUTENTICIDADE DA APOSTILA?
O CNJ manterá banco de dados unificado do registro eletrônico das apostilas emitidas em território nacional, permitindo a qualquer interessado, por meio de consulta eletrônica (online), a verificação da existência e da autenticidade das apostilas emitidas, bem como da conexão com cada documento apostilado (art. 12.da Resolução CNJ n. 228/2016).
A autenticidade do Apostilamento deve ser verificado, pelo “Código Verificador” e pelo “Código CRC”, no seguinte link:
http://www.cnj.jus.br/seiapostila/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&acao_origem=documento_conferir&lang=pt_BR&id_orgao_acesso_externo=0
QUAIS PAÍSES FAZEM PARTE DA CONVENÇÃO DA APOSTILA DE HAIA (AONDE OS DOCUMENTOS APOSTILADOS NO BRASIL PODERÃO TER VALIDADE)?
O CNJ elaborou uma CARTILHA. Clique aqui e acesse: https://www.portaldori.com.br/wp-content/uploads/2016/08/Hapostila-de-Haia.pdf
Veja o vídeo de como o cartório deve apostilar: https://www.portaldori.com.br/2016/07/01/exclusivo-anoreg-br-divulga-video-de-treinamento-sobre-o-sistema-da-apostila-de-haia-para-os-cartorios-brasileiros/
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Luís Ramon Alvares é tabelião/registrador em Mogi das Cruzes/ SP (Tabelionato de Notas e Registro Civil das Pessoas Naturais do Distrito de Taiaçupeba, Município e Comarca de Mogi das Cruzes/SP – www.cartorioMOGI.com.br). É especialista em Direito Notarial e Registral e em Direito Civil. É autor de O que você precisa saber sobre o Cartório de Nota (Editora Crono, 2016) e do Manual do Registro de Imóveis: Aspectos Práticos da Qualificação Registral (Editora Crono, 2015). É idealizador e organizador do Portal do RI- Registro de Imóveis (www.PORTALdoRI.com.br) e editor e colunista do Boletim Eletrônico, diário e gratuito, do Portal do RI. É autor de diversos artigos publicados em revistas especializadas, especialmente em direito notarial e registral.
Como citar este artigo: ALVARES, Luís Ramon. APOSTILAMENTO DE DOCUMENTOS (CONVENÇÃO DE APOSTILA DE HAIA). Disponível em http://www.cartoriomogi.com.br/2017/03/31/artigo-apostilamento-de-documentos-convencao-de-apostila-de-haia-por-luis-ramon-alvares/. Acesso em XX/XX/XX, às XX:XX.
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Fonte: Cartório Mogi | 31/03/2017.
Publicação: Portal do RI (Registro de Imóveis) | O Portal das informações notariais, registrais e imobiliárias!
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