Apostila de Haia é tema de debate durante o Simpósio Mineiro realizado pelo Recivil

Belo Horizonte – O Simpósio Mineiro dos Registradores Civis das Pessoas Naturais, realizado pelo Recivil, no dia 5 de maio, teve o Apostilamento como um dos assuntos debatidos. O tabelião substituto do 1° Ofício de Notas e Protesto de Títulos de Brasília, Marco Antônio Barreto de Azeredo Bastos Júnior, falou aos participantes do encontro sobre a prática e a sua experiência adquirida com a prestação do serviço do apostilamento.

A apostila é um certificado de autenticidade emitido por países signatários da Convenção de Haia, que é colocado em um documento público para atestar sua origem. O objetivo da convenção é simplificar o processo de autenticação de documentos a serem usados no exterior.

O serviço começou a ser prestado pelos cartórios extrajudiciais no dia 14 de agosto de 2016, primeiramente nas capitais, de forma obrigatória. Para os cartórios do interior a emissão é facultativa.

Até então, a legalização de documentos era feita pelo Ministério das Relações Exteriores.  “Era muito burocrático, era muito demorado, e todo mundo reclamava. Eu costumo dizer que hoje todo mundo fala “ainda bem que está muito mais rápido”, mas sempre reclamam que está mais caro. Se antes tinha um local para efetuar essa legalização, hoje tem a possibilidade de mais de 14 mil pontos de legalização no nosso país. Mas custa dinheiro para prestar esse serviço”, explicou Marco Antônio.

Durante a apresentação, ele também explicou os requisitos da apostila, como a forma de um quadrado com pelo menos nove centímetros de lado; o título apenas em francês “Apostille”; campos fixos inscritos, redigidos em português, inglês e francês e a indicação do número sequencial e da data de emissão.

O serviço do apostilamento é todo eletrônico e o certificado digital é item obrigatório. O único processo manual é a análise e a digitalização do documento que será apostilado, como esclareceu Marco Antônio. “A análise formal do documento é muito importante. Verificar se o documento está assinado, se está preenchido corretamente, se conseguirmos identificar qualquer indício de falsificação. É sempre bom fazermos essa análise”.

Em seguida, o tabelião substituto mostrou o passo a passo que os oficiais devem seguir para fazer o apostilamento através do sistema SEI Apostila, administrado pelo Conselho Nacional de Justiça. “Toda apostila gera um número de processo que vai ser impresso na apostila. Esse número é importante para consultar, identificar e cancelar esse ato”, esclareceu Marco Antônio.

Ao término do procedimento, a apostila é impressa e deve ser afixada no documento. “É proibido colar a apostila em cima de qualquer informação do documento. E jamais entreguem a apostila para o cliente fazer a colagem depois”, alertou. Ele ainda explicou que o único carimbo que pode ser colocado na apostila é o do CNJ.  “Bater o carimbo do cartório no documento pode, mas não na apostila”.

Marco Antônio Bastos Júnior também falou de alguns aspectos práticos. Segundo ele, qualquer pessoa pode levar o documento ao cartório e solicitar o apostilamento, sendo dispensado requerimento por escrito. A regra é que só podem ser apostilados documentos públicos, assinados eletronicamente, fisicamente e com o seu original, mas “a cópia autenticada se torna um documento “original” para apostilamento. Nesse caso, a autenticidade da assinatura a ser lançada na apostila é do tabelião ou escrevente que assinou”, disse.

O tabelião substituto ainda esclareceu que não é possível retificação da apostila. Caso haja algum erro é preciso cancelar o processo e gerar um novo ato. “Se o cancelamento foi motivado por um erro do cartório essa apostila pode ser isenta de cobrança. Se o erro foi da parte que deu o documento errado é preciso gerar uma nova cobrança”, orientou ele.

Por fim, o palestrante informou que os titulares do serviço notarial e de registro são autoridades apostilantes para o ato de aposição de apostila nos limites de suas atribuições, e não podem apostilar documentos estranhos a sua competência. No entanto, caso não exista na cidade serventia de outra especialidade autorizada a fazer o apostilamento é possível apostilar documentos diferentes de sua atribuição.