CGJ-MG normatiza o descarte de documentos nas serventias extrajudiciais

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Provimento nº 322/2016 autorizou registradores e notários mineiros a adotarem a Tabela de Temporalidade de Documentos do CNJ

Em maio deste ano a Corregedoria- Geral de Justiça de Minas Gerais (CGJ-MG) publicou o Provimento nº 322/2016, autorizando os registradores e notários mineiros a adotarem a Tabela de Temporalidade de Documentos do CNJ.

No ano passado o CNJ já havia instituído as regras para o período de conservação dos documentos nos cartórios extrajudiciais do país através do Provimento nº 50. No referido Provimento foi anexada uma Tabela de Temporalidade de Documentos, onde se identifica expressamente o tempo de conservação necessário de cada documento arquivado nas serventias extrajudiciais.

No entanto, desde a publicação do Provimento nº 50 pelo CNJ, a Corregedoria-Geral de Justiça de Minas Gerais não havia se manifestado a respeito do tema.

O Provimento nº 322/2016 da CGJ altera o artigo 356 do Código de Normas, que passa a vigorar da seguinte forma:

“Art. 356. Expirado o prazo para arquivamento de livros e documentos, poderão estes ser descartados pelo tabelião ou oficial de registro, adotando procedimento que assegure a sua inutilização completa, com observância do disposto nos arts. 66-A a 66-C deste Provimento.”

De acordo com o Provimento nº 322, conforme o caso, os documentos arquivados em meio físico nos serviços notariais e de registro poderão ser inutilizados, por processo de trituração ou fragmentação de papel, resguardados e preservados o interesse histórico e o sigilo, ressalvando-se os livros e os documentos para os quais seja determinada a manutenção do original em papel, que serão arquivados permanentemente na serventia.

O documento preocupou-se ainda com a questão ambiental, proibindo a incineração dos documentos e destinando os papeis triturados ou fragmentados à reciclagem

Os titulares devem ficar atentos, porém, à comunicação ao Diretor do Foro sobre qualquer eliminação de documentos. Os prazos para as comunicações ao juiz são 31 de maio e 30 de novembro de cada ano.  A cópia da comunicação deverá permanecer arquivada na serventia, juntamente com o respectivo comprovante de entrega à Direção do Foro.

É imprescindível também que o registrador fique atento ao tempo e aos documentos indicados na Tabela. O descarte só é válido para os documentos que estão expressamente indicados ali. A permissão não se aplica aos documentos arquivados digitalmente ou em microfilme. Estes deverão ser conservados permanentemente na serventia. Alguns documentos só podem ser eliminados após a microfilmagem ou digitalização.

Fonte: Recivil | 01/08/2016.

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CGJ/RJ: Cartórios de Registro Civil de Pessoas Jurídicas farão registros eletrônicos de livros contábeis

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A Corregedoria Geral da Justiça editou o Provimento CGJ nº62/2016, que regulamenta o registro eletrônico dos livros contábeis, fiscais, sociais, obrigatórios ou não das pessoas jurídicas, nos cartórios de Registros Civis de Pessoas Jurídicas (RCPJ), a fim de torná-los eficazes diante de terceiros.

Os Livros Contábeis das Pessoas Jurídicas, em razão do Decreto nº 6.022/2007, e da Instrução Normativa da Receita Federal do Brasil nº 1420/2013, são gerados através do Sistema Público de Escrituração Digital/Escrituração Contábil Digital – SPED/ECD. No entanto, para efeito de registro, tinham de ser impressos.

Agora, o registro será feito através do sistema seguro disponibilizado pelo Instituto de Registro de Títulos e Documentos e de Pessoas Jurídicas do Brasil, que possui comunicação/integração entre os usuários, Receita Federal e Serviços de Registro Civil de Pessoa Jurídica, garantindo a segurança necessária na prática do ato, e tornando desnecessária a materialização dos livros contábeis, uma vez que todo o procedimento se dará de forma digital.

O Provimento foi elaborado levando-se em conta a realidade de todos os Serviços Extrajudiciais do Estado do Rio de Janeiro com atribuição de RCPJ. No prazo de 30 dias, a contar da publicação do Provimento, deverão estar cadastrados no sistema, de forma que todos os usuários possam solicitar o registro eletrônico de seus livros.

O registro de Livros Eletrônicos, na atribuição de Registro Civil de Pessoas Jurídicas, é mais um passo para o ingresso do Rio na virtualização dos atos extrajudiciais, que terá nos próximos meses o lançamento das certidões eletrônicas e do Portal Extrajudicial.

Segundo a juíza auxiliar da CGJ, responsável pela área extrajudicial, Ana Lúcia Vieira do Carmo: “ o registro eletrônico e a certidão eletrônica, que estão sendo desenvolvidos pela Corregedoria Geral da Justiça, em parceria com a Associação de Notários e Registradores (ANOREG), colocarão definitivamente os Serviços Extrajudiciais do Estado do Rio de Janeiro no século XXI”.

Para acessar na integra o Provimento 62 foi publicado no Diário da Justiça Eletrônico do dia 27 de julho, às páginas 25 em diante.

Segue o link: https://www3.tjrj.jus.br/consultadje/consultaDJEExt.aspx?dtPub=27/07/2016&caderno=A&pagina=25

Fonte: TJ/RJ | 29/07/2016.

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