Corregedoria anuncia novidades nos Serviços extrajudiciais: Malote Digital e Etiquetas de segurança

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As rotinas administrativas dos Serviços Extrajudiciais do estado do Rio de Janeiro receberão novas ferramentas para celeridade, segurança e melhoria dos serviços prestados à população. Para apresentar as novidades nos procedimentos cartorários, a Corregedoria convidou os Titulares, Delegatários e Responsáveis pelo Expediente dos Serviços extrajudiciais de todo o Estado para participarem de um encontro no auditório da CGJ, na tarde da última quinta-feira (14). Presidiram a mesa da reunião os Juízes Auxiliares, Dr. Rafael Estrela e Dr. Sérgio Ricardo Fernandes, o Presidente da Associação dos Notários e Registradores do Estado do Rio de Janeiro – ANOREG/RJ, Dr. Carlos Firmo, e os Diretores da DGFEX, Marcelo El-Jaick e José Euclides Guinancio.

A primeira novidade apresentada é a regulamentação do uso do Malote Digital, um sistema rápido e dinâmico, nos moldes de uma conta de email, com a finalidade de facilitar a comunicação entre a Corregedoria e os Serviços extrajudiciais, eliminando o consumo de papel para ofícios e outros procedimentos de comunicação.

O sistema Malote Digital, previsto na Resolução nº 100/2009 do Conselho Nacional de Justiça e no Provimento nº 25/2012 do CNJ, foi apresentado pelo Juiz Auxiliar Rafael Estrela, que informou a obrigatoriedade do uso pelos cartórios a partir de 1° de setembro.  O Juiz agradeceu aos envolvidos na concretização de mais esse projeto. “Desde que comecei a participar da gestão dos projetos na área extrajudicial, pude perceber o compromisso da ANOREG e dos delegatários em auxiliar a CGJ nos seus propósitos. E o Malote Digital é mais um deles. Esse sistema visa garantir mais segurança, rapidez e eficiência  na comunicação entre a CGJ e os serviços extrajudiciais, de modo que permita a redução do consumo de papel. Só no ano passado foram em torno de cinco mil ofícios expedidos pela Diretoria Geral de Fiscalização e os Serviços Extrajudiciais. Por esse quantitativo, percebemos o quanto valioso será o Malote Digital. Trará melhorias tanto para os cartórios como para a própria Corregedoria, que poderá ter um controle real do recebimento dos atos pelos cartórios, eliminando o extravio de ofícios, por exemplo”.

O Diretor Geral da DGFEX, Marcelo El-Jaick, acrescentou que o Malote Digital não interligará somente a Corregedoria aos Serviços Extrajudiciais, mas também todos os órgãos do Poder Judiciário, além do próprio CNJ, aos Cartórios Extrajudiciais.  “O Malote Digital está sob a responsabilidade do CNJ, de modo que receberão através do Malote comunicações não só do TJRJ, mas também de outros Tribunais e do CNJ, caso necessário”.

A segunda novidade é a utilização de etiquetas de segurança para a prática de atos mais simples, como os de autenticação e reconhecimento de firmas pelos Serviços notariais. A obrigatoriedade do uso de etiquetas de segurança para os Serviços extrajudiciais está prevista no Provimento n° 42, publicado em 13 de agosto de 2014, e se dará a partir de 1° de Janeiro de 2015. Entretanto, é facultado o seu uso desde logo, o que irá garantir ainda mais segurança aos atos extrajudiciais, notadamente aqueles que se materializam mediante a utilização de etiquetas, como os atos de autenticação de documentos e de reconhecimento de firmas, segundo orientou o Juiz Sérgio Ricardo.

A Corregedoria regulamentou a utilização de etiqueta de segurança  atendendo pedido da ANOREG que identificou a necessidade de incrementar a segurança física das etiquetas utilizadas pelos Serviços extrajudiciais, garantindo mais segurança aos atos praticados. O padrão estabelecido pelo Provimento n° 42/2014 exige pelo menos 10 itens de segurança, podendo os Serviços extrajudiciais utilizar ainda os modelos fornecidos pelos órgãos de classe. No caso das etiquetas apresentadas pela ANOREG, e já aprovadas pela Corregedoria, estão atendidas todas as exigências constantes do ato normativo. A etiqueta conta com mais de 16 itens de segurança e fita holográfica exclusiva, inviabilizando a ocorrência de fraude e tornando padrão a forma de etiquetagem. Além de ser possível a identificação, pela numeração contida na etiqueta, do cartório que praticou o ato.

“Mudanças positivas vêm ocorrendo ao longo desta gestão, em especial as de cunho tecnológico. Foi assim com a implementação do selo digital, e agora, do malote eletrônico e das etiquetas de segurança. Mudanças estas que são muito bem pensadas, pesquisadas e estudadas”, afirmou o Juiz Sergio Ricardo.

O Presidente da ANOREG, Dr. Carlos Firmo, pontuou “Estamos apresentando um serviço mais seguro aos cidadãos. É nosso dever atribuir segurança aos nossos atos e a nova etiqueta consolida esse dever, diminuindo expressivamente a possibilidade de fraude ou falsificação”.

Por fim, foi acrescentado que outras novidades tecnológicas na seara extrajudicial estão sendo desenvolvidas e que, certamente, serão ainda apresentadas ao longo do segundo semestre de 2014.

Fonte: CGJ/RJ | 15/08/2014.

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TJ/GO: Corregedoria – cartórios extrajudiciais estão aptos a usar o malote digital

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Todos os cartórios extrajudiciais do Estado de Goiás já estão integrados ao sistema de malote digital, que permite o envio e recebimento das informações e documentos do Poder Judiciário pela internet. A informação foi transmitida na sexta-feira (18) pela Divisão de Gerenciamento de Sistemas do Conselho Nacional de Justiça (CNJ) da Corregedoria-Geral da Justiça de Goiás (CGJGO).

A troca de correspondência por meio digital tem como finalidade melhorar a comunicação entre cartórios (serviços notariais e de registro), os tribunais superiores e os tribunais de outros Estados, assegurando, assim, maior celeridade e eficiência ao andamento dos processos, bem como o aumento da segurança no tráfego das informações oficiais. Outro benefício da ferramenta é a economia para os tribunais, uma vez que a troca de correspondências e ofícios – feita por meio de carta registrada, por exemplo, (com aviso de recebimento) dos Correios – tem custo de aproximadamente R$ 7,20 por unidade.

O malote digital substitui, oficialmente, a remessa física de papel, especialmente, ofícios, comunicações internas, comunicados oficiais, solicitações e respostas de informações processuais. Conforme orienta o Ofício Circular nº 063/2014, da CGJGO, que dispõe sobre a regulamentação do uso do sistema pelas unidades judiciais e administrativas e as serventias extrajudiciais de Goiás, tratam-se de comunicações oficiais os ofícios e as informações relacionados a processos administrativos ou procedimentos, inclusive os disciplinares, no âmbito da Corregedoria, assim como aqueles dirigidos a quaisquer órgãos ou unidades do Poder Judiciário.

Também estão inclusos nesse rol os atos e ordens judiciais de interesse do serviço notarial e de registro (restauração, suprimento e retificação de assentamento, além de averbações em geral), a comunicação de atos e ordens judiciais de interesse do serviço notarial e de registro civil em especial as hipotecas judiciais, penhoras, arrestos, sequestros e indisponibilidade de bens, bem como aqueles referentes ao registro ou averbação, informações feitas mediante cartas relacionadas em protocolo, ao óbito, ao casamento, à emancipação, interdição e ausência, a mudança de nome em virtude do casamento, a dissolução e a anulação do casamento, e restabelecimento da sociedade conjugal, dentre outros.

Conforme esclarece o ofício, os documentos deverão ser digitalizados obrigatoriamente no formato PDF (Portable Document Format) e no tamanho máximo de 2000 KB cada arquivo, que poderá ser anexado com outros documentos para unidade de destino selecionada. O malote digital, que gera economia de tempo, dinheiro e material humano, é de fácil navegação e sua estrutura de menus e opções possibilita a realização de todas as tarefas disponibilizadas.

Desenvolvido inicialmente pelo Tribunal de Justiça do Rio Grande do Norte (TJRN) para uso interno, o Malote Digital – originalmente chamado Hermes – foi cedido por meio de convênio ao CNJ que o regulamentou através da Resolução nº 100/2009 e do Provimento nº 25. O novo sistema garante segurança no envio de documentos ao permitir identificar dia e hora em que a mensagem foi visualizada pelo destinatário e quais usuários tiveram acesso àquelas informações.

Fonte: TJ/GO | 18/07/2014.

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Portaria nº 3.293/CGJ/2014 – Amplia implantação do Sistema Hermes – Malote Digital do CNJ em várias comarcas do estado de MG

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PORTARIA Nº 3.293/CGJ/2014

Dispõe sobre a implantação do Sistema Hermes – Malote Digital do Conselho Nacional de Justiça (CNJ) nas comarcas do interior do Estado de Minas Gerais mencionadas.

O CORREGEDOR-GERAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DE MINAS GERAIS, no uso de suas atribuições, 

CONSIDERANDO a necessidade de racionalizar o envio, o recebimento e a tramitação de documentos internos entre a Corregedoria-Geral de Justiça do Estado de Minas Gerais e as comarcas e entre estas e o Tribunal de Justiça do Estado de Minas Gerais;

CONSIDERANDO a filosofia que rege o Programa de “Sustentabilidade Legal”, instituído pela Portaria-Conjunta nº 135/2008, de 16 de dezembro de 2008, do Tribunal de Justiça e da Corregedoria-Geral de Justiça do Estado de Minas Gerais;

CONSIDERANDO o teor da Resolução nº 100/CNJ/2009, de 24 de novembro de 2009, que “dispõe sobre a comunicação oficial por meio eletrônico, no âmbito do Poder Judiciário e dá outras providências”;

CONSIDERANDO a economia, a celeridade e a eficiência alcançadas por diversos Tribunais com a utilização do Sistema Hermes – Malote Digital do Conselho Nacional de Justiça (CNJ);

CONSIDERANDO o disposto na Portaria nº 2.665/CGJ/2013, de 21 de maio de 2013, com as alterações da Portaria nº 3.141/CGJ/2014, de 8 de abril de 2014, que instituiu o Sistema Hermes – Malote Digital do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), como meio de comunicação oficial no âmbito dos órgãos e setores internos da Corregedoria-Geral de Justiça e da Justiça de Primeira Instância do Estado de Minas Gerais, inclusive dos Juizados Especiais;

CONSIDERANDO o que ficou consignado nos autos nº 2014/66187 – GECOR,

RESOLVE:

Art. 1º. Fica implantado o Sistema Hermes – Malote Digital do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), a partir de 11 de agosto de 2014, nas Comarcas de Águas Formosas, Aimorés, Almenara, Alvinópolis, Araçuaí, Bocaiúva, Brasília de Minas, Buenópolis, Capelinha, Carlos Chagas, Conceição do Mato Dentro, Conselheiro Pena, Coração de Jesus, Corinto, Curvelo, Diamantina, Espinosa, Ferros, Francisco Sá, Galiléia, Grão Mogol, Guanhães, Itamarandiba, Itambacuri, Itanhomi, Jacinto, Janaúba, Januária, Jequitinhonha, Malacacheta, Manga, Mantena, Medina, Minas Novas, Montalvânia, Monte Azul, Nanuque, Nova Era, Novo Cruzeiro, Peçanha, Pedra Azul, Pirapora, Porteirinha, Resplendor, Rio Pardo de Minas, Rio Vermelho, Sabinópolis, Salinas, Santa Maria do Suaçuí, São Domingos do Prata, São Francisco, São João da Ponte, São João do Paraíso, São João Evangelista, São Romão, Serro, Taiobeiras, Turmalina, Várzea da Palma, Virginópolis.

Art. 2º. O Sistema Hermes – Malote Digital do Conselho Nacional de Justiça (CNJ) será o meio de comunicação oficial entre as comarcas citadas no art. 1º desta Portaria e os órgãos e setores mencionados nos arts. 3º e 4º da Portaria nº 2.665/CGJ/2013.

Art. 3º. O cadastro inicial, a manutenção, a alteração e a exclusão de magistrados e servidores das secretarias de juízo e dos serviços auxiliares da Justiça, exceto os servidores das unidades jurisdicionais dos Juizados Especiais, no Sistema Hermes – Malote Digital do Conselho Nacional de Justiça (CNJ) é de responsabilidade da Coordenação de Suporte Administrativo da Corregedoria-Geral de Justiça (CORSAD). 

§ 1º. Os responsáveis pelas secretarias de juízo e pelos serviços auxiliares das comarcas elencadas no art. 1º desta Portaria deverão preencher o formulário eletrônico disponível no link http://www.tjmg.jus.br/redetjmg/ferramentas/malote-digitalcnj/ formulario.htm, informando o nome completo, o cargo, a lotação, o usuário da Rede TJMG e o e-mail institucional do magistrado e de até três servidores por setor, no período de 14/07/2014 a 18/07/2014.

§ 2º. Para manutenção, alteração e exclusão de cadastro de magistrado e servidor das secretarias de juízo ou dos serviços auxiliares no Sistema Hermes – Malote Digital do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), os dados deverão ser encaminhados para a CORSAD, pelo endereço eletrônico corsad@tjmg.jus.br.

Art. 4º. O cadastro inicial, a manutenção, a alteração e a exclusão de magistrados e servidores das unidades jurisdicionais dos Juizados Especiais no Sistema Hermes – Malote Digital do Conselho Nacional de Justiça (CNJ) será de responsabilidade da Diretoria Executiva de Suporte aos Juizados Especiais (DIJESP).

§ 1º. Os responsáveis pelas unidades jurisdicionais dos Juizados Especiais das comarcas elencadas no art. 1º desta Portaria deverão preencher o formulário eletrônico disponível no link http://www.tjmg.jus.br/redetjmg/ferramentas/malote-digitalcnj/ formulario.htm, informando o nome completo, o cargo, a lotação, o usuário da Rede TJMG e o e-mail institucional do magistrado e de até três servidores por setor, no período de 14/07/2014 a 18/07/2014. 

§ 2º. Para manutenção, alteração e exclusão do cadastro de magistrado e servidor das unidades jurisdicionais dos Juizados Especiais no Sistema Hermes – Malote Digital do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), os dados deverão ser encaminhados para a DIJESP, pelo endereço eletrônico dijesp03@tjmg.jus.br.

Art. 5º. Os magistrados e servidores das comarcas devem acessar, diariamente, o Sistema Hermes – Malote Digital do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), por meio do link https://malotecnj.tjmg.jus.br/malotedigital/login.jsf.

§ 1º. Os usuários deverão realizar a instalação do notificador do Sistema Hermes – Malote Digital do Conselho Nacional de Justiça (CNJ) nos computadores de uso do Juízo, para auxiliá-los em seu trabalho.

§ 2º. Os procedimentos de instalação estão descritos no manual disponível no Sistema.

§ 3º. As dúvidas devem ser direcionadas ao setor de informática por meio de abertura de chamado pelo telefone 0800 777 8564.

Art. 6º. Esta Portaria entra em vigor na data da sua publicação.

Belo Horizonte, 9 de julho de 2014.

(a) Desembargador ANTÔNIO SÉRVULO DOS SANTOS
Corregedor-Geral de Justiça

Fonte: Recivil – DJE/MG | 14/07/2014.

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