Um dos acervos mais ricos sob a guarda do Arquivo Nacional acaba de ser totalmente digitalizado para acesso on-line. Os chamados “livros-talões do registro civil” compilam certidões de nascimento, casamento e óbito de cidadãos do Rio de Janeiro entre 1929 e 1962, e agora têm todas as suas páginas disponíveis nas bases de consulta da instituição.

O processo de digitalização dos documentos que narram a vida de pessoas e famílias de regiões da cidade do Rio foi iniciado em 2015. Esse esforço teve, em vários momentos, o apoio de importantes parcerias firmadas com a fundação FamilySearch, da Igreja de Jesus Cristo dos Santos dos Últimos Dias, que tem o objetivo de viabilizar a pesquisa genealógica, para conhecimento da ancestralidade das famílias.

A fase final do processo obteve um reforço inusitado. Com as restrições sanitárias impostas pela pandemia de COVID-19, a partir de março do ano passado, o atendimento presencial no AN precisou ser suspenso, e cerca de 20 colaboradores do setor foram deslocados para auxiliar na descrição das cópias digitais. Em janeiro de 2021, o trabalho foi concluído, atingindo um total de 17.448 livros-talões digitalizados, com aproximadamente 3,5 milhões de registros, que passaram por higienização, codificação e outros procedimentos de preparo para a geração das cópias.

A digitalização de documentos não somente facilita o acesso remoto, como ajuda a preservar os originais. A arquivista Luzidea Gomes de Azevedo, que lidera a equipe de documentos do Judiciário no AN, conta que, antes, dezenas de livros-talões tinham que ser movimentados, dos depósitos para as salas de consultas, todas as vezes em que era feita uma solicitação de pesquisa, e muitas dessas vezes se buscava somente um registro. Como se trata de documentos muito antigos, a manipulação e o transporte representavam um risco para a integridade do suporte desses códices, alguns deles já fragilizados.

Atualmente, as certidões do registro civil são mantidas nos próprios cartórios e em arquivos do Poder Judiciário. Quando se decidiu por recolher esses documentos ao AN, no início do século XX, muitos haviam sido produzidos e mantidos nos arquivos das igrejas paroquiais. “O recolhimento para o Arquivo Nacional foi uma forma de salvar esses documentos”, afirma Luzidea, que trabalha com esse acervo desde a década de 1980, quando os livros-talões começaram a ser objeto de tratamento técnico arquivístico.

O processamento técnico dos livros-talões é essencial para que os usuários consigam encontrar os registros de nascimento, casamento e óbito. Por meio dele, é possível extrair os dados descritivos sobre os documentos e as informações neles contidas. Entretanto está longe de ser uma tarefa simples, pois muitos são manuscritos e precisam passar por transcrição paleográfica, devido à pouca legibilidade da caligrafia e da linguagem utilizadas em registros oficiais na época.

Com o objetivo de auxiliar a pesquisa nos códices, os dados são inseridos nas plataformas de consulta on-line do Sistema de Informações do AN (SIAN) e da Base de Dados Acervo Judiciário, que receberam mais de 10,5 milhões de acessos em 2020. Nessas plataformas, é possível visualizar as versões digitalizadas dos livros-talões, e acessar as informações sobre aqueles que já foram totalmente descritos.