*Rodrigo Reis Cyrino
O Conselho Nacional de Justiça publicou o Provimento nº 42/2014, que trouxe para os Tabeliães de Notas a obrigatoriedade de, no prazo máximo de três dias contados da data da expedição do documento, encaminhar à respectiva Junta Comercial, para averbação junto aos atos constitutivos da empresa, cópia do instrumento de procuração outorgando poderes de administração, de gerência dos negócios, ou de movimentação de conta corrente vinculada de empresário individual, sociedade empresária ou cooperativa.
Com a publicação de novas regras, normalmente é comum o surgimento de dúvidas sobre a forma adequada de cumprimento da novel legislação pela classe notarial.
Nesta toada, o Cartório do 2º Ofício de Vitória, Estado do Espírito Santo, submeteu ao Colégio Notarial – Seção Espírito Santo – vários questionamentos, sendo os mesmos respondidos na forma abaixo, o que poderá servir de parâmetro para outros Estados da Federação:
1- A serventia deverá cobrar a elaboração de ofícios conforme previsto na tabela de emolumentos – Tabela 03?
Resposta: Sim, o notário deverá aplicar a tabela 03 e cobrar os seguintes emolumentos: a) Item X, Letra A – Ofícios em geral, editais e avisos pela primeira folha; e b) Item XI – Encaminhamento de correspondência. O notário também poderá tirar cópia autenticada do traslado da procuração que será encaminhada à Junta Comercial. O Colégio Notarial do Brasil – Conselho Federal (CNB/CF) e a Seccional do Estado de São Paulo (CNB/SP) orientam os notários para que, após a expedição do traslado da procuração pública que outorgue poderes de administração, de gerência dos negócios, ou de movimentação de conta corrente vinculada de empresário individual, sociedade empresária ou cooperativa, providenciem uma cópia autenticada do referido ato e a remetam acompanhada de ofício por carta registrada com “AR” à respectiva Junta Comercial competente, mediante pagamento da autenticação e das despesas postais pelo mandante. (A cobrança aqui informada deverá estar de acordo com a Tabela de emolumentos de cada Estado da Federação ou Distrito Federal).
2- A elaboração de ofício deverá ser realizada por ato único (unidade), ou pode ser feita em blocos? 01 (um) ofício contendo vários atos de um mesmo outorgante?
Resposta: Deverá ser feito um ofício por cada ato de procuração encaminhado, pois a Junta Comercial arquivará cada ofício junto à documentação de cada Empresa.
3- A serventia deverá fazer a remessa do ofício e documentos pelos Correios – AR? ou deslocará funcionário para realizar tal diligência? Diligência urbana – com previsão na Tabela 03, VII/A?
Resposta: O Tabelião poderá encaminhar o Ofício pelos Correios e com aviso de recebimento – AR, caso em que poderá aplicar o artigo Art. 634, do Código de Normas, que estabelece:“É facultado ao tabelião realizar, mediante autorização expressa do interessado, perante repartições públicas em geral e registros públicos, todas as gestões e diligências necessárias ou convenientes ao preparo ou à eficácia dos atos notariais, com direito ao reembolso das despesas para obtenção de certidões e outros documentos indispensáveis ao ato. Parágrafo único. Realizando as diligências acima referidas, o notário poderá solicitar adiantamentos e fará jus ao reembolso das despesas que comprovar, devendo exibir os comprovantes e fornecer à parte recibo discriminado do valor a ser reembolsado.” Caso o Tabelião opte pela diligência, poderá cobrar os emolumentos devidos contidos na Tabela 03, Item VII, Letra A – Diligência em perímetro urbano e suburbano.
4- A forma de envio é facultativa?
Resposta: Sim. O Tabelião poderá encaminhar o Ofício pelos Correios e com aviso de recebimento – AR ou na forma de diligência em perímetro urbano e suburbano, com a cobrança dos emolumentos devidos, conforme o caso.
5- Caso a serventia opte pela remessa via Correios com AR; em caso de extravio, poderá a serventia ser responsabilizada?
Resposta: Sim. Nesse caso, a fim de evitar eventuais responsabilidades recomenda-se arquivar o comprovante do envio dos Correios, solicitando que seja discriminado o objeto encaminhado à Junta Comercial.
6- Obrigatoriedade – quem não cumprir com os ditames do provimento, visando diminuir o impacto financeiro na carteira de clientes Pessoa Jurídica, e usar a medida como forma de melhorar sua concorrência no mercado, será fiscalizado? Será apenado?
Resposta: Sim. Os provimentos editados pelo CNJ têm força de ato normativo primário, sendo todos eles de cumprimento obrigatório pelos notários. Em caso de descumprimento, poderá incidir as penalidades descritas na Lei nº 8935/94.
7- Pessoas jurídicas não vinculadas à Junta Comercial estarão submetidas ao provimento?
Resposta: Não, pois o Provimento nº 42/2014 estabeleceu tal regramento tão somente para as Empresas e Juntas Comerciais.
8- Pessoas físicas, substabelecendo poderes que lhe foram outorgados por Pessoa Jurídica, estarão obrigadas ao Provimento 42/2014?
Resposta: Sim, pois tal comunicação à Junta Comercial retratará a realidade atual da situação da Pessoa Jurídica. Além disso, visando dar informações fidedignas da atual situação da Empresa, a revogação da procuração também deverá ser comunicada à Junta Comercial, até mesmo para manter a fidelidade das informações do ato.
9- Considerando que o provimento impõe que a serventia cumpra o dispositivo em até 03 (três) dias, poderá a serventia entregar o traslado do ato ao outorgante, sem que antes seja procedida tal averbação na Junta Comercial?
Resposta: Sim, pois o artigo 1º, do Provimento nº 42/2014 do CNJ, estabelece que: Os Tabelionatos de Notas deverão, no prazo máximo de três dias contados da expedição do documento, encaminhar à respectiva Junta Comercial (…). Portanto, o prazo de três dias será contado a partir da lavratura, conclusão e entrega do traslado do ato de procuração à parte. Cumpre ressaltar que tal prazo só será iniciado após a conclusão do ato, o que se dará no momento da assinatura do representante da Empresa Outorgante, que poderá ser em data posterior à lavratura do ato, e no prazo de até 30 (trinta) dias, conforme dispõe o artigo 575, do Código de Normas: “Art. 575. É vedado manter livro paralisado por período superior a 30 (trinta) dias, com uso concomitante de outro com a mesma finalidade.”
10- Considerando as necessidades particulares dos Tabeliães atuantes neste Estado, o agito, as distâncias e a eventual dificuldade de logística dentro dos grandes centros, é possível uma padronização a nível estadual, junto à Corregedoria Geral de Justiça do Estado do Espírito Santo – CGJES, que nos permita a remessa dos ofícios em até 07 (sete) dias, ou seja, 01 (uma) vez por semana?
Resposta: Não visualizamos chance de deferimento dessa proposta, pois os provimentos editados pelo CNJ têm força de ato normativo primário, sendo todos eles de cumprimento obrigatório pelos notários a nível nacional. Em caso de descumprimento, poderá incidir as penalidades descritas na Lei nº 8935/94. No entanto, em caso de descumprimento por motivos de força maior ou caso fortuito, o notário poderá justificar tal fato com a impossibilidade eventual em cumprir tal determinação, tudo de acordo com as peculiaridades locais de cada Comarca.
11- A cópia do ato, que requer o provimento seja remetido à Junta Comercial, pode ser cópia simples? Ou é imprescindível a autenticada?
Resposta: Por questões de segurança jurídica, recomenda-se que todas as cópias encaminhadas à Junta Comercial sejam devidamente autenticadas.
Por fim, vale ressaltar que membros do Colégio Notarial do Brasil – Seção Espírito Santo – estiveram reunidos na Junta Comercial do Estado do Espírito Santo, sendo ali definido que: 1) será criado um sistema de informática ou link ligado ao site da Junta Comercial do Espírito Santo, para que tais comunicações possam também ser feitas via online, a critério de cada delegatário; 2) as procurações de Empresas com sede em outros Estados da Federação somente poderão ser comunicadas através dos Correios com aviso de recebimento – AR; 3) as procurações a serem encaminhadas à Junta Comercial serão tão somente aquelas em que figurarem como outorgantes Empresas outorgando poderes de administração, de gerência dos negócios, ou de movimentação de conta corrente vinculada de empresário individual, sociedade empresária ou cooperativa.
Rodrigo Reis Cyrino
Tabelião de Notas do Cartório do 2º Ofício – Tabelionato de Linhares – ES
Membro da Comissão de Segurança e Tecnologia da Comissão de Assuntos Americanos da União Internacional do Notariado – UINL
Vice-presidente regional do Sudeste da Diretoria do Colégio Notarial Federal – Conselho Federal
Presidente do Colégio Notarial do Brasil – Seção Espírito Santo
Diretor do Tabelionato de Notas do Sindicato dos Notários e Registradores do Espírito Santo – SINOREG-ES
Mestre em Direito Estado e Cidadania
Pós Graduado em Direito Privado e Direito Processual Civil
Palestrante em Direito Notarial e Registral
Autor de diversos artigos
Email: cartorioreis@gmail.com
Fonte: Notariado | 13/03/2015.
Publicação: Portal do RI (Registro de Imóveis) | O Portal das informações notariais, registrais e imobiliárias!
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