Luiz Carlos Vendramin Júnior, conselheiro da Arpen/SP, presidente do ON RCPN, coordenador do ON SERP e diretor da Arpen-Brasil, representou o Registro Civil na visita feita no Rio de Janeiro
De um lado, uma instituição que trata e cuida do passado sem se esquecer do que vem pelo futuro. Do outro, uma organização recém-nascida, cheia de planos, ideias, responsável por colocar em prática o Registro Eletrônico no país, que será implantado nos termos da Lei 14.382/2022, e regulamentado pelo Provimento 139 do CNJ. Estamos falando do Arquivo Nacional, uma jovem senhora no auge dos seus 185 anos de idade, e do Operador Nacional do Registro Civil de Pessoas Naturais, sistema que irá integrar tecnologicamente e de forma obrigatória os oficiais de registro civil de pessoas naturais, sejam eles titulares, interinos ou interventores.
Na última quinta-feira, dia 06/07, a equipe do ON RCPN, composta pelo presidente Luís Carlos Vendramin Junior e Lucas Mayr de Athayde, líder de certificação digital do ON RCPN, junto a Thiago Leucz Astrizi, Frederico Schardong e Wellington Fernandes Silvano, alunos e professores, que acompanhavam Ricardo Custódio, professor e supervisor do laboratório em Segurança da Universidade Federal de Santa Catarina visitaram o Arquivo Nacional em busca de conhecimento, troca de experiências e respostas que possam auxiliar na implantação do Operador Nacional.
A visita teve início na Coordenação-Geral de Documentos, com as técnicas Claudia Lacombe e Raquel Reis. Durante a reunião, vários temas foram debatidos, entre eles a questão dos tipos de arquivos e documentos que são aceitos pelo AN; a extensão de arquivos eletrônicos e suas atualizações e as bases de dados que integram os documentos de Brasília, entre outros. O assunto predominante foram os desafios impostos pelo meio digital perante o funcionamento de serviços em que documentos analógicos ainda são protagonistas, e como lidar com documentos de diferentes naturezas durante essa transição.
Em seguida, a comitiva realizou reunião com Erika Sampaio, chefe da divisão de Documentos Digitais, e com Alfredo Monteiro, técnico em Tecnologia da Informação dessa mesma divisão. Diante de um organograma, Erika pode mostrar todo o fluxo pelo qual passam os documentos eletrônicos que chegam ao AN, desde o seu tratamento inicial e o período de quarentena, pelo qual passam por incidência de vírus e outros malwares, até chegar ao momento em que são codificados e passam a integrar o acervo como documentos originais e verdadeiros.
Um detalhe interessante sobre os arquivos recebidos pelo AN é que a instituição confere validade ao arquivo que foi entregue a ela, mas não confere veracidade aos fatos ou registros que ali estão contidos. A responsabilidade por aquele conteúdo não é da instituição, pois o Arquivo Nacional apenas confere oficialidade àquele documento.
O instituto tem sob sua guarda um vasto e riquíssimo acervo, que conta parte importante da História do Brasil; trata, preserva e dá acesso a um patrimônio documental de valor inestimável para a sociedade e para o mundo. São milhões de documentos textuais – se fossem empilhados somariam 55 quilômetros – cerca de 1,91 milhão de fotografias e negativos, 200 álbuns fotográficos, 15 mil dispositivos, 4 mil caricaturas e charges, 6 mil cartazes e cartazetes, mil cartões postais, 1.200 desenhos, 200 gravuras e 21 mil ilustrações, 44.000 mapas e plantas arquitetônicas, filmes, registros sonoros e uma coleção de livros que supera 112 mil títulos, sendo 8 mil raros.
Ainda durante a visita, a comitiva encontrou com as equipes da Divisão de Documentos Analógicos e da Divisão de Documentos do Judiciário e do Extrajudiciário. É no departamento de documentos analógicos em que são tratados os documentos solicitados por visitantes, pessoas que estão em busca de documentos muito antigos, escrituras de imóveis e registros de nascimento, por exemplo.
Stella Santos, técnica em meteorologia formada pelo CEFET – Centro Federal de Educação Tecnológica Celso Suckow da Fonseca -, explica que todos os depósitos onde se encontram estes arquivos mais antigos, com mais de cem anos, por exemplo, precisam ter os índices de umidade e temperatura monitorados diariamente para que todo o acervo se mantenha em perfeitas condições. O ajuste na temperatura, controlada por aparelhos de ar-condicionado, é feito manualmente. O monitoramento é realizado por meio de um sistema criado por um professor da Universidade Federal de Santa Catarina. O projeto teria sido solicitado especialmente pelo Arquivo Nacional ao especialista em meteorologia.
Por último, a equipe do ON RCPN pôde conferir como trabalham os arquivistas da Divisão de Documentos do Judiciário e do Extrajudiciário, tendo sido recebidos por Luzidea Gomes, a chefe da área, e pela técnica Helena Miranda. Por lá foi possível entender como é feita a transcrição e recuperação de documentos para que eles passem a fazer parte do acervo do Arquivo Nacional, todos analógicos e físicos. O trabalho dos arquivistas é decifrar as palavras e frases, escritas pomposamente com canetas tinteiro, as quais sobrevivem às marcas do tempo, dos longos anos e da história.
A visita ao Arquivo Nacional foi encerrada com um breve encontro entre Luís Carlos Vendramin, Ricardo Custódio e Anna Flávia Magalhães, diretora do Arquivo Nacional, primeira mulher e negra a assumir o cargo titular na história da instituição. Com o intuito de buscar parceiros para dar vida ao ON RCPN e seguindo a premissa de buscar conhecimento com quem já se mostra bom dentro da sua expertise de gerir e tratar documentos, o arranjo do encontro entre passado, presente e futuro foi de alinhar expectativas para que as instituições possam se ajudar e ajudar a criar o futuro, sem deixar de dar continuidade à riqueza que já existe.
“O olhar sob perspectivas diferentes pode nos ajudar a encontrar respostas para questões que não estamos identificando nesse momento. Estamos nos deparando com questões desafiadoras no que diz respeito ao registro. O Arquivo Nacional tem como finalidade preservar documentos históricos; o nosso deve é preservar, mas, também, promover o acesso automatizado em um ambiente controlado, e a nossa preocupação é produzir normas e regulamentos para que este acesso se dê de forma segura”, afirmou Vendramin durante a visita ao gabinete da diretora Anna Flávia.
“Estamos, felizmente, em um momento em que essa agenda ganha força e tem mobilizado os diferentes setores impactados e também envolvidos nesse adensamento, nesse desenvolvimento e aprimoramento, não só nas práticas de registro, mas também nas de preservação e organização dessas informações, que estão sendo geradas e atualizadas. Estamos em um momento desafiador, pois precisamos pensar na inovação, no avanço, mas sem que ela impacte na descontinuidade, em buracos e interrupções, que toca em toda a ação que o Registro Civil desenvolve”, finalizou.
Fonte: Assessoria de Comunicação – Arpen/RJ.
Publicação: Portal do RI (Registro de Imóveis) | O Portal das informações notariais, registrais e imobiliárias.
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