CGJ/SP: Publicado Provimento CG N.º 22/2014 – Acrescenta a Seção VI ao Capítulo XIII, Tomo II, das Normas de Serviço da Corregedoria Geral da Justiça, destinada à elaboração dos arquivos de segurança (backups) das Serventias Extrajudiciais

Provimento CG N.º 22/2014

Acrescenta a Seção VI ao Capítulo XIII, Tomo II, das Normas de Serviço da Corregedoria Geral da Justiça, destinada à elaboração dos arquivos de segurança (backups) das Serventias Extrajudiciais

O DESEMBARGADOR HAMILTON ELLIOT AKEL, CORREGEDOR GERAL DA JUSTIÇA, NO EXERCÍCIO DE SUAS ATRIBUIÇÕES LEGAIS,

CONSIDERANDO o disposto nas Recomendações nºS 09 e 11 da Corregedoria Nacional de Justiça, que dispõem sobre a formação e manutenção de arquivo de segurança pelos responsáveis pelas Serventias Extrajudiciais de notas e de registro;

CONSIDERANDO o dever legal de os notários e registradores manterem em segurança os livros, papéis e documentos de sua serventia;

CONSIDERANDO a necessidade de resguardar o acervo das Serventias Extrajudiciais contra fatalidades, infortúnios e acidentes;

RESOLVE:

Artigo 1º – Acrescentar a Seção VI ao Capítulo XIII, do Tomo II, das Normas de Serviço da Corregedoria Geral da Justiça, com a seguinte redação:

Seção VI

Da formação dos arquivos de segurança (backups) das Serventias Extrajudiciais

90. Os notários e registradores devem formar e manter atualizados arquivos de segurança (backups),observados os seguintes critérios:

a. Preservação dos registros públicos originais.

b. Prazo de 1 ano para a formação do arquivo de segurança abrangendo, pelo menos, os documentos do ano 1980 em diante, exceto para os tabeliães de protesto, cujo arquivo de segurança deverá abarcar, ao menos, os livros escriturados nos último 5 anos.

c. Pronta inserção dos documentos no arquivo de segurança.

d. Observação da Lei nº 12.682/2012 para digitalização e armazenamento dos documentos;

e. Formação do arquivo de segurança partindo-se dos documentos mais recentes para os mais antigos.

f. Os documentos que não forem nativamente eletrônicos deverão ser digitalizados por meio de captura de imagem a partir dos documentos originais.

g. A captura deverá gerar representantes digitais de alta e baixa resoluções denominados, respectivamente, matrizes e derivadas, conforme “Recomendações para Digitalização de Documentos Arquivísticos Permanentes”, publicadas pelo Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ (2010).

h. Existência de duas cópias de segurança, sendo uma de armazenamento interno na serventia (em disco rígido removível ou microfilme) e a outra externa (servidor externo alocado em datacenter ou serviço de STORAGE no modelo NUVEM (PaaS – Platform As A Service), com SLA (acordo de nível de serviço) que garanta backup dos dados armazenados. Os serviços de datacenter e de Storage devem ser contratados com pessoa jurídica regularmente constituída no Brasil;

i. Matriz com resolução real equivalente a 300DPI, sem compactação, vedada a emulação por meio de programas de informática;

j. Uso de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP – Brasil, de forma a manter a integridade, a autenticidade e, se necessário, a confidencialidade do documento digital;

k. Adoção de sistema de indexação que possibilite a sua precisa localização;

l. Para a atualização dos arquivos de segurança, utilização de sistema que permita a inserção de novos arquivos, bem como a modificação e a substituição dos já existentes em virtude de alterações posteriores, observada a indexação acima indicada..

m. Uso de meios de armazenamento que protejam os documentos de acesso, uso, alteração, reprodução e destruição não autorizados;

n. Prévia comunicação ao Juiz Corregedor Permanente quanto ao tipo de sistema utilizado, serviço de storage contratado e do cronograma previsto para a formação das cópias de segurança.

o. Aproveitamento dos procedimentos de digitalização anteriores à norma desde que observados os requisitos técnicos estabelecidos nesta Seção;

91. A formação do arquivo de segurança deverá recair sobre os seguintes documentos:

a. Comuns a todos os notários e registradores – Livros: Registro Diário da Receita e da Despesa; Protocolo; Correições; Controle de Depósito Prévio; e Auxiliar de Protocolo. Observação: o arquivo de segurança dos livros de protocolo poderá ser formado por meio informatizado, dispensada a assinatura digital e a reprodução de imagem.

b. Tabelionato de Notas – Livros de uso geral para a lavratura de atos notariais;

c. Tabelionato de Protesto de Letras e Títulos – Livros: Protocolo dos títulos e documentos de dívida apresentados;e Livro de Protestos, com índice;

d. Registro Civil de Pessoas Naturais – Livros: "A" – de registro de nascimento; "B" – de registro de casamento; "B Auxiliar" – de registro de casamento Religioso para Efeitos Civis; "C" – de registro de óbitos; "C Auxiliar" – de registro de natimortos; “E” – de inscrições dos demais atos relativos ao estado civil; Protocolo de Entrada; e Lavratura de Procurações, Revogações de Procurações, Renúncias e Substabelecimentos. Observação: a critério do Oficial de Registro, a formação de arquivo de segurança do Livro “D – de registro de proclama” poderá ser dispensada.

e. Registro de Títulos e Documentos – Livros: "A" – protocolo; "B" – registro integral de títulos e documentos; "C" – registro por extrato; "D" – indicador pessoal; e “E” – indicador Real; Eventuais Livros desdobrados na forma do item 10, do Capítulo XIX, das NSCGJ. Observação: o arquivo de segurança dos indicadores real e pessoal (Livros D e E) poderá ser formado por meio exclusivamente informatizado, dispensada a assinatura digital e a reprodução de imagem.

f. Registro Civil das Pessoas Jurídicas – Livros: "A" – registros indicados no item 1, alíneas “a” e “b”, do Capítulo XVIII; e "B" – matrícula de oficinas impressoras, jornais, periódicos, empresas de radiodifusão e agências de notícias. Observação: o arquivo de segurança dos índices poderá ser formado por meio exclusivamente informatizado, dispensada a assinatura digital e a reprodução de imagem.

g. Registro de Imóveis – Livros: Recepção de títulos; “1” – Protocolo; “2” – Registro Geral; “3” – Registro Auxiliar; “4” – Indicador Real; “5” – Indicador Pessoal; “6” – Livro de Registro de Aquisição de Imóveis Rurais por Estrangeiros. Observação: o arquivo de segurança dos indicadores real e pessoal (Livros 4 e 5) poderá ser formado por meio exclusivamente informatizado, dispensada a assinatura digital e a reprodução de imagem.

Artigo 2º– Este provimento entra em vigor 15 dias após a data de sua primeira publicação no DJE.

São Paulo, 17/09/2014.

(a) HAMILTON ELLIOT AKEL

Corregedor Geral da Justiça

Fonte: DJE/SP | 18/09/2014.

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TJ/PR: Publicada Portaria n° 44/2013 – Digitalização Livros Registro de Imóveis

Considerando os termos das Recomendações nº. 09 e 11 editadas pela Corregedoria Nacional de Justiça, que dispõe sobre a digitalização de livros e documentos, para a formação e manutenção de arquivo de segurança, pelos responsáveis pelas serventias extrajudiciais e de notas e registro;

Considerando o disposto na Lei Federal nº 11.977, de 7 de julho de 2009, que instituiu, dentre outros assuntos, o Programa Minha Casa Minha Vida – PMCMV, e trouxe em seu bojo um capítulo a parte sobre o implemento do registro público eletrônico;

Considerando, ainda, que o prazo concedido pela referida Lei Federal para a inserção dos atos registrais praticados a partir da vigência da Lei no 6.015, de 31 de dezembro de 1973, se encerra em julho de 2014; 

Considerando que, para o início dos trabalhos de implementação do registro eletrônico de imóveis, mostra-se indispensável a digitalização das matrículas e indicadores pessoais:

O Desembargador EUGÊNIO ACHILLE GRANDINETTI, Corregedor da Justiça do Estado do Paraná, no uso de suas atribuições conferidas pelo inciso IV, do artigo 22, do Regimento Interno do Tribunal de Justiça, em conjunto com a Portaria nº 07/2013:

RESOLVE

I. Determinar a todos os responsáveis pelas delegações do serviço extrajudicial de registro de imóveis do Estado do Paraná que procedam:

a. À digitalização completa de todas as matrículas e registros constantes do Livro 2, em formato PDF/A, atendendo aos Padrões de Interoperabilidade de Governo Eletrônico (arquitetura e-PING), até a data de 07 de fevereiro de 2014;

b. A inserção completa de todos os indicadores pessoais constantes do Livro 5 de suas respectivas serventias, em banco de dados informatizado, utilizando-se a linguagem XML ou HTML, atendendo aos Padrões de Interoperabilidade de Governo Eletrônico (arquitetura e-PING), até a data de 07 de maio de 2014.

II. Todos os dados e imagens deverão ser mantidos em banco de dados interno, localizado em território nacional, devendo ser armazenados de forma segura e eficiente, que garanta fácil acesso, preservação e integridade dos documentos.

III. As serventias deverão providenciar a formação e manutenção de arquivos de segurança dos documentos eletrônicos que integrarem o acervo da delegação, mediante "backup" em mídia eletrônica, digital ou outro método hábil à sua preservação.

IV. Fica autorizado o armazenamento sincronizado em servidor dedicado ou virtual “private cloud” alocado em Data Center localizado em território nacional, cujo endereço deverá ser comunicado ao Juiz Corregedor da Comarca.

V. O banco de dados eletrônico, bem como o arquivo de segurança integrarão o acervo da respectiva serventia e deverão ser transmitidos ao novo responsável pela delegação, na hipótese de eventual alteração na titularidade.

VI. Expeça-se ofício-circular aos Juízes Corregedores do Foro Extrajudicial e aos agentes delegados responsáveis pelas delegações de registro de imóveis do Estado do Paraná, para que fiquem cientes do conteúdo da presente Portaria, inclusive com remessa por meio do Sistema Mensageiro.

Esta portaria entra em vigor na data de sua publicação.
Publique-se. Cumpra-se.

Curitiba, 4 de novembro de 2013.

Desembargador EUGÊNIO ACHILLE GRANDINETTI
Corregedor da Justiça

Fonte: TJ/PR – D.J.E. I 22/11/2013.

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Decisão da CGJ-SP torna compulsória a observância da Resolução 09 do CNJ e concede prazo de 120 dias para sua implementação

DICOGE 1.2

PROCESSO Nº 2013/50923
DECISÃO: Aprovo o parecer do MM. Juiz Assessor da Corregedoria e, por seus fundamentos, que adoto, nego provimento ao recurso administrativo. Publique-se. São Paulo, 23 de agosto de 2013. (a) JOSÉ RENATO NALINI, Corregedor Geral da Justiça.

PROCESSO Nº 2013/111946
DECISÃO:
 Aprovo o parecer do MM. Juiz Assessor da Corregedoria e, por seus fundamentos, que adoto, rejeito os embargos de declaração. Publique-se. São Paulo, 23 de agosto de 2013. (a) JOSÉ RENATO NALINI, Corregedor Geral da Justiça.

PROCESSO Nº 2013/125028
DECISÃO:
 Aprovo o parecer do MM. Juiz Assessor da Corregedoria e, por seus fundamentos, que adoto, nego provimento 
ao recurso. Publique-se. São Paulo, 23 de agosto de 2013. (a) JOSÉ RENATO NALINI, Corregedor Geral da Justiça.

PROCESSO Nº 2012/117706 – SÃO PAULO – CORREGEDORIA GERAL DA JUSTIÇA.
Parecer (293/13-E)
Serventias Extrajudiciais – Formação e manutenção de arquivo de segurança pelos responsáveis pelas Serventias Extrajudiciais – Dever de guarda dos acervos – Recomendação nº 09 do Conselho Nacional de Justiça – Obrigatoriedade.

Excelentíssimo Senhor Corregedor Geral da Justiça:

O presente expediente foi iniciado para realizar estudos de medidas técnicas e normativas possíveis de serem adotadas no âmbito desta Corregedoria Geral da Justiça voltadas à preservação dos acervos das Serventias Extrajudiciais por meio de arquivos de segurança (backup).

Durante o curso deste expediente, sobreveio a Recomendação nº 09, da Corregedoria Nacional de Justiça, que dispõe sobre a formação e manutenção de arquivo de segurança pelos responsáveis pelas Serventias Extrajudiciais de notas e de registro. 

A Recomendação nº 09 deu ensejo à formação do Proc. CG 2013/35270, ao qual o presente feito foi apensado.

Foram ouvidas as entidades de classe ANOREG-SP, ARPEN-SP, CNB-SP, ARISP, IRTDPJ e IEPTB-SP.

É o relatório.
Opino.

Em 28.08.12, o prédio em que se encontra instalado o Registro de Imóveis e Títulos e Documentos e Civil de Pessoa Jurídica de Assis foi alvo de incêndio que danificou parte de seu acervo ainda não recuperado a despeito dos esforços até o momento empreendidos.

É notória a catástrofe que atingiu, em 2010, a Comarca de São Luiz do Paraitinga, cujo acervo registral até hoje encontra-se em fase de restauração, contando, para isso, com o apoio moral e material das entidades de classe.

Os acervos das Serventias Extrajudiciais têm valores histórico, material e moral inestimáveis e devem ser mantidos em locais seguros pelos notários e registradores na forma dos arts. 30, I e 46, ambos da Lei nº 8.935/94:

Art. 30. São deveres dos notários e dos oficiais de registro:
I – manter em ordem os livros, papéis e documentos de sua serventia, guardando-os em locais seguros;
Art. 46. Os livros, fichas, documentos, papéis, microfilmes e sistemas de computação deverão permanecer sempre sob a guarda e responsabilidade do titular de serviço notarial ou de registro, que zelará por sua ordem, segurança e conservação.

Em 30.08.12, dois dias após o incêndio em Assis, V. Exa. determinou a abertura do presente expediente com o objetivo de encontrar formas de se assegurar, por meio de cópias de segurança, os acervos das Serventias Extrajudiciais.

Pouco tempo depois, mais precisamente em 05.03.13, a Corregedoria Nacional de Justiça encaminhou a esta Corregedoria Geral a Recomendação nº 09, que dispõe sobre a formação e manutenção de arquivo de segurança pelos responsáveis pelas Serventias Extrajudiciais de notas e de registro.

A Recomendação nº 09 foi autuada nos autos do processo CG nº 2013/352790, ao qual os presentes autos foram anexados.

Depois de dar cumprimento às providências nela contidas, como a ampla divulgação de seu teor (publicação por três vezes no DJE e disponibilização no Portal do Extrajudicial), facultou-se, em virtude da identidade de propósitos do presente expediente e da Recomendação nº 09, a oitiva das entidades de classe dos notários e registradores.

A ARPEN/SP e o Colégio Notarial do Brasil-SP entendem que o regramento do Conselho Nacional de Justiça é suficiente para os fins ora perseguidos (fls. 99/100 e 106/108).

A ANOREG-SP argumenta ser necessário realizar um estudo para a fixação de prazos para que ocorra a migração dos arquivos físicos para os eletrônicos e se coloca à disposição desta Corregedoria Geral (fl. 117).

O IEPTB-SP fez duas observações em relação ao § 1º, do art. 1º, da Recomendação nº 9, do Conselho Nacional de Justiça, para que a Corregedoria Geral determine que o arquivo de segurança seja mantido de forma obrigatória e por prazo mínimo de dez anos para os livros de protesto e de três anos para os de protocolo, em conformidade com o art. 36, da Lei nº 9.492/97 (fls. 102/104).

A ARISP-SP sustenta que: a) as cópias de segurança devem abranger todos os livros de registro, inclusive os de transcrições, e não apenas os escriturados a partir de 1980; b) é importante deixar claro que as cópias de segurança não objetivam a substituição dos livros em seus originais, mas que servirão apenas como backup a ser utilizado em caso de desastres; e c) disponibilizou espaço para armazenamento de dados em data center, o que permite o cumprimento do art. 2º, da Recomendação nº 9, do Conselho Nacional de Justiça (fls. 120).

Por fim, o IRTDPJ-SP requereu a dispensa dos Oficiais de Registro de Títulos e Documentos e Civil de Pessoas Jurídicas de fazer cópia de segurança dos registros assentados no livros A e B de Pessoas Jurídicas e A, B e C do Títulos e Documentos efetuados anteriormente a 1981 (fl. 127).

Embora a Recomendação nº 09 permita, em seu art. 5º, que as Corregedorias Gerais de Justiça regulamentem a formação e manutenção dos arquivos de segurança das Serventias Extrajudiciais, o regramento contido em referida Recomendação mostra-Publicação Oficial do Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo – Lei Federal nº 11.419/06, art. 4º Disponibilização: Terça-feira, 3 de Setembro de 2013 Diário da Justiça Eletrônico – Caderno Administrativo São Paulo, Ano VI – Edição 1490 28 se, ao menos nesta primeira fase, suficiente para os fins perseguidos.

É claro que o ideal seria que todas as Serventias providenciassem, desde já, arquivo de segurança de todos os seus acervos. Contudo, é preciso observar que a iniciativa é inédita e demanda certo tempo – que não deve e não pode ser grande – para que todos os responsáveis pelas Unidades Extrajudiciais – titulares ou não – consigam pessoal, material e até mesmo recursos para tanto.

Deste modo, e considerando a amplitude do regramento inserido na Recomendação nº 09, parece não haver motivo, ao menos nesta fase inicial, para que esta Corregedoria Geral faça uso da ressalva do art. 5º e regulamente a questão da formação e da manutenção dos arquivos de segurança dos acervos das Serventias Extrajudiciais.

De outro lado, em prol da segurança dos acervos, esta Corregedoria Geral pode, em cumprimento ao deveres de orientar e fiscalizar os serviços notariais e de registro no Estado de São Paulo(1), adotar desde já medida administrativa efetiva, qual seja, tornar obrigatória a observância da Recomendação nº 09, da Corregedoria Nacional de Justiça por todos os responsáveis pelas Serventias Extrajudiciais do Estado de São Paulo. Isto porque, conquanto emanada do C. Conselho Nacional de Justiça, por meio de sua Corregedoria Nacional de Justiça, o ato normativo em questão, por se tratar de recomendação, não traz providência de caráter compulsório, de modo que não há certeza de que todas as Serventias adotarão as precauções nela previstas. 

Adotada a medida ora sugerida, todos os livros obrigatórios previstos em lei e os documentos eletrônicos que integram o acervo das Serventias estarão livres de fortuitos como os que atingiram o Registro de Imóveis e Títulos e Documentos e Civil de Pessoa Jurídica de Assis e a Comarca de São Luiz do Paraitinga.

Cabe aqui lembrar que a Recomendação nº 09 permite que as cópias de segurança sejam feitas em diversas formas, como microfilme, arquivo de mídia digital (imagens extraídas por meio de scanner ou fotografia), arquivo de dados assinado eletronicamente com certificado digital emitido nos termos do ICP-Brasil, ou qualquer outro método hábil, o que possibilita a todas as Serventias, mesmo as menos rentáveis, atender ao seu propósito que, nesta fase inicial, é proteger o acervo independentemente de forma específica.

Exige, em contrapartida, que o arquivo de segurança seja atualizado com periodicidade não superior a um mês e que uma de suas vias seja arquivada em local distinto da Serventia, facultado o uso de servidores externos. Frisa, ainda, que o arquivo de segurança passa a integrar o acervo da Serventia de modo que deverá ser transmitido ao novo titular da delegação ou ao novo responsável em conjunto com os softwares que permitam seu pleno uso e atualização.
 
A Recomendação nº 9, ao prever diversos meios de se criar o arquivo de segurança, ao mesmo tempo em que assegura desde já o acervo fundamental das Serventias, permite que os estudos sobre o tema sejam aprofundados a fim de que, oportunamente, sobrevenha regulamentação específica com critérios técnicos uniformes. Embora a Recomendação nº 09 date de março de 2013, só agora sua observância deixará de ser facultativa. Razoável, por isso, conceder um prazo de 120 dias, a partir da publicação da decisão de V. Exa. que eventualmente aprovar este parecer, para que os responsáveis, a qualquer título, das Serventias Extrajudiciais adotem as providências nela previstas, as quais deverão ser comunicadas e acompanhadas pelas Corregedorias Permanentes, na forma do item 20.1, “d” , do Capítulo XIII, das Normas de Serviço da Corregedoria Geral da Justiça(2).
 
Decorrido o prazo de 120 dias sem que o responsável pela Serventia tenha adotado as providências e comunicado o Juízo Corregedor Permanente, a este caberá, em expediente próprio, verificar ocorrência de eventual falta disciplinar.
 
É importante ponderar, por fim, que a formação do arquivo de segurança aqui tratada não tem por objetivo substituir os livros originais das Serventias, de modo que, ao menos por ora e neste expediente, não se examinará a migração sugerida pela ANOREG-SP.

Diante do exposto, o parecer que respeitosamente submeto à elevada apreciação de V. Exa. é no sentido de: a) tornar compulsória a observância da Recomendação nº 09, da Corregedoria Nacional de Justiça, pelos responsáveis, a qualquer título, pelas Serventias Extrajudiciais do Estado de São Paulo; e b) conceder prazo de 120 dias, a contar da primeira publicação no DJE da decisão de V. Exa. que eventualmente aprovar este parecer, para que as medidas contidas na Resolução nº 09 sejam implementadas e comunicadas aos respectivos Corregedores Permanentes, sob pena de responsabilidade.

Em caso de aprovação, sugiro a publicação do presente parecer no DJE por três dias alternados para conhecimento geral, atribuindo-se força normativa à respeitável decisão.

Sub censura. 
São Paulo, 22 de agosto de 2013.
Gustavo Henrique Bretas Marzagão
Juiz Assessor da Corregedoria (fls. 130/136)

NOTAS DE RODAPÉ
(1) Art. 236. Os serviços notariais e de registro são exercidos em caráter privado, por delegação do Poder Público.
§ 1º – Lei regulará as atividades, disciplinará a responsabilidade civil e criminal dos notários, dos oficiais de registro e de 
seus prepostos, e definirá a fiscalização de seus atos pelo Poder Judiciário
(2) Observadas as peculiaridades locais, ao Juiz Corregedor Permanente caberá a verificação dos padrões necessários ao 
atendimento deste item, em especial quanto a: 
… 
d) adequação e segurança de “softwares”, sistemas de cópias de segurança e de recuperação de dados eletrônicos, bem 
como de procedimentos de trabalho adotados, fixando, se for o caso, prazo para a regularização ou a implantação;

DECISÃO: Aprovo o parecer do MM. Juiz Assessor da Corregedoria e, por seus fundamentos, que adoto: a) torno compulsória a observância da Recomendação nº 09, da Corregedoria Nacional de Justiça, pelos responsáveis, a qualquer título, pelas Serventias Extrajudiciais do Estado de São Paulo; e b) concedo prazo de 120 dias, a contar da primeira publicação desta decisão no DJE para que as medidas contidas na Resolução nº 09 sejam implementadas e comunicadas aos respectivos Corregedores Permanentes, sob pena de responsabilidade.

Atribuo força normativa a esta decisão.

Para conhecimento geral, publique-se o parecer e a presente decisão por três dias alternados no DJE.

São Paulo, 26 de agosto de 2013. (a) JOSÉ RENATO NALINI, Corregedor Geral da Justiça.

Fonte: ARPEN/SP I 03/09/2013.

Publicação: Portal do RI (Registro de Imóveis) | O Portal das informações notariais, registrais e imobiliárias!

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