CGJ/SP: PROCESSO Nº 2012/117706 – SÃO PAULO – (Regulamentação das cópias de segurança – Livros obrigatórios do Serviço Extrajudicial – Recomendações 9/2013 e 11/2013 da Corregedoria Nacional de Justiça – Recomendação para Digitalização de Documentos Arquivísticos do Conarq – Conselho Nacional de Arquivos (2010) – Grupos de trabalho – necessidade de maiores aprofundamentos – parecer pela continuidade dos estudos)

PROCESSO Nº 2012/117706 – SÃO PAULO – CORREGEDORIA GERAL DA JUSTIÇA (Regulamentação das cópias de segurança – Livros obrigatórios do Serviço Extrajudicial – Recomendações 9/2013 e 11/2013 da Corregedoria Nacional de Justiça – Recomendação para Digitalização de Documentos Arquivísticos do Conarq – Conselho Nacional de Arquivos (2010) – Grupos de trabalho – necessidade de maiores aprofundamentos – parecer pela continuidade dos estudos) 

DICOGE 5.1

PROCESSO Nº 2012/117706 – SÃO PAULO – CORREGEDORIA GERAL DA JUSTIÇA                

Regulamentação das cópias de segurança – Livros obrigatórios do Serviço Extrajudicial – Recomendações 9/2013 e 11/2013 da Corregedoria Nacional de Justiça – Recomendação para Digitalização de Documentos Arquivísticos do Conarq – Conselho Nacional de Arquivos (2010) – Grupos de trabalho – necessidade de maiores aprofundamentos – parecer pela continuidade dos estudos.

Excelentíssimo Senhor Corregedor Geral da Justiça,               

Trata-se de expediente destinado à implementação das recomendações n. 9 e 11, do Conselho Nacional de Justiça, que orientaram a produção de cópias de segurança dos livros obrigatórios do serviço extrajudicial, por microfilmagem ou pela digitalização.                

Pela determinação de Vossa Excelência, proferida em 26 de agosto de 2013, e publicada em 3 de setembro, ficou estabelecido o prazo de 120 dias para implementação das medidas elencadas na Recomendação n. 9/2013, do CNJ.    

A recomendação n. 9/2013, da Corregedoria Nacional de Justiça, estabeleceu a orientação aos titulares e responsáveis pelas delegações do serviço extrajudicial, de notas e registro, de manterem cópias de segurança, em microfilme ou arquivo digital, dos livros obrigatórios previstos em lei. A recomendação n. 11/2013 alterou parcialmente a recomendação n. 9 e estabeleceu o prazo de 120 dias para que os titulares e responsáveis pelas delegações prestassem informações sobre disporem das cópias de segurança ou, em caso negativo, sobre as providências adotadas para produzi-las e o tempo estimado para tanto.    

A geração de cópias de segurança em meio eletrônico depende, essencialmente, da definição de parâmetros, e que não foram estabelecidos pela Corregedoria Nacional de Justiça. Deve-se ter em mente a finalidade dessas cópias e o tempo pelo qual deverão estar disponíveis.                

Os livros obrigatórios do serviço extrajudicial são de guarda permanente. Neste caso, as cópias de segurança devem, igualmente, coexistir com os originais por tempo indeterminado. O armazenamento em meio analógico, como é o caso do microfilme, dispensa maiores estudos. Trata-se de tecnologia conhecida há mais de cinco décadas, e os elementos que a compõem (película do filme e processo fotográfico) são conhecidos há mais de um século. Em condições controladas de temperatura e umidade, há expectativa de uma satisfatória longevidade dessa mídia. Quanto à recuperação da informação, estando bem preservada a mídia, há tranquilidade quanto às possibilidades de restauração de documentos e do pleno acesso a seu conteúdo. Mais do que isso, a melhora tecnológica de processos óticos permite uma melhora progressiva nas possibilidades de recuperação de dados de um microfilme. No caso das mídias digitais, de certa forma, tais expectativas se invertem. Os parâmetros empregados na obtenção da cópia digital limitam, com pouca flexibilidade, as condições de recuperação de dados. Neste aspecto a resolução da captura de imagem é o aspecto mais crítico. Uma vez estabelecida a resolução, a restauração da imagem estará limitada a esse valor. Artefatos digitais podem ser empregados, como a interpolação de pixels, mas não se trata de "extrair mais" da cópia de segurança, e sim, de multiplicar pixels com emprego de algoritmos baseados em probabilidade. A definição dos parâmetros para a digitalização é, assim, uma atividade critica porque restará pouca ou nenhuma possibilidade de ampliá-los no futuro, a não ser por nova digitalização do original. Mas a necessidade da cópia de segurança está baseada exatamente no fato de não dispormos de certeza de disponibilidade do original, que poderá degradar-se, perder-se ou destruir-se por variadas causas. Sobre a resolução de digitalização, simples é a regra de que "quanto mais, melhor". Todavia, há uma contraparte. Mais resolução significa progressivo e exponencial consumo de recursos. Para mais resolução são necessários equipamentos mais sofisticados, mais tempo para a captura, transferência e gravação de dados, e maior espaço de armazenamento. Consequentemente, mais resolução significa mais custos. Não resolve o problema aplicarmos a regra na direção inversa, ou seja, estabelecer custos reduzidos com a redução da resolução. A representação digital do documento a ser estabelecida como ideal é a menor possível, mas que possibilite uma restauração com aspecto equivalente ao do original. E isto não é pouco. O CONARQ – Conselho Nacional de Arquivos produziu, em abril 2010, a "Recomendação para Digitalização de Documentos Arquivísticos Permanentes(1)". Tal documento estabelece parâmetros para digitalização, dentre os quais a resolução e o formato do arquivo de saída. A resolução padrão é de 300 ppi, ou sejam, 300 pontos por polegada, na sigla em inglês. Em termos ideais, a estrita observância da recomendação do CONARQ resolveria o problema, vez que os parâmetros são suficientes para uma recuperação do documento em condições de excelente correspondência com o original. Ocorre que tais parâmetros implicam em arquivos grandes que demandam significativo espaço de armazenamento e custos elevados.                

Há um dilema, cuja solução não pode ser simplista. De um lado, muitos delegados ou responsáveis por unidades do serviço extrajudicial já realizaram a digitalização de seus acervos, porém, com parâmetros inferiores ou diferentes daqueles estabelecidos nas normas do Conarq. A renovação do trabalho pode implicar sufocamento financeiro de algumas unidades, ou pode consumir recursos que seriam úteis para investimentos em outras áreas. De outro lado, a efetiva segurança da informação é requisito de sobrevivência da atividade extrajudicial. A perda de documentos, sem meio de recuperação, compromete a imagem do serviço, sua confiabilidade e a noção sobre sua relevância.                

O assunto "cópia de segurança" foi bastante explorado no último semestre, com efetiva participação e colaboração do serviço extrajudicial, por intermédio das entidades representativas ARISP – Associação dos Registradores Imobiliários do Estado de São Paulo, CNB-SP – Colégio Notarial do Brasil, Seção de São Paulo, e ARPEN-SP – Associação dos Registradores de Pessoas Naturais do Estado de São Paulo. Não faltou disposição para a fixação dos critérios de geração das cópias de segurança, porém, com a ressalva de que muitos oficiais já fizeram pesados investimentos.                

Tudo indica seja ainda prematuro o estabelecimento de rígida regra para a digitalização. Como o interesse é coletivo – do serviço extrajudicial como um todo -, muito recomendável que se construam soluções cooperativas ou compartilhadas. Caso consigam as associações organizarem-se para centralização de serviços, por exemplo, poder-se-ia agregar ganhos com a redução de custos e com a adoção de tecnologia e metodologia padronizadas. Das muitas reuniões havidas com a ARISP, CNB-SP e ARPEN-SP surgiu a "Carta de Intenções", com cópia anexa a este parecer, pelo qual as entidades se prontificam a unir esforços para atender seus associados, na tarefa de formação de acervo de segurança, de maneira compartilhada. Foram de grande utilidade os Grupos de Trabalhos, criados no âmbito desta Corregedoria Geral, que congregaram registradores e notários, por oferecerem ambiente representativo dos delegados do serviço para a construção conjunta de soluções. Eventualmente, poderá haver continuidade na utilização desses grupos de trabalho para o desenvolvimento do tema da cópia de segurança na gestão do próximo Corregedor Geral da Justiça.                

Pelo exposto, proponho, respeitosamente, a Vossa Excelência que autorize o prosseguimento dos estudos sobre a fixação das regras para geração de cópias de segurança dos livros obrigatórios do serviço extrajudicial, retornando este expediente para a equipe de Juízes Auxiliares da Corregedoria, incumbida do serviço extrajudicial, na próxima gestão, a partir de janeiro de 2014, com publicação deste parecer para conhecimento dos delegados do serviço.         

Sub censura.         

São Paulo, 20 de dezembro de 2013.         

(a) Antonio Carlos Alves Braga Junior         

Juiz Assessor da Corregedoria.

__________________________
(1)http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/media/publicacoes/recomenda/

recomendaes_para_digitalizao.pdf

__________________________

DECISÃO: Aprovo o parecer de fls. 155/159. Fica prorrogado, até ulterior deliberação, o prazo para formação das cópias de segurança tratadas nas Recomendações 9 e 11/2013, da Corregedoria Nacional de Justiça. Retornem os autos à Assessoria da Corregedoria Geral da Justiça da gestão 2014/2015. São Paulo, 20 de dezembro de 2013. (a) Des. JOSÉ RENATO NALINI, Corregedor Geral da Justiça.

Fonte: TJ/SP | Data da Inclusão: 21/05/2014.

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Pontos positivos e negativos da unificação do registro civil de pessoas jurídicas

* Vitor Frederico Kümpel

Em continuação à artigo, em que nos debruçamos sobre as pessoas jurídicas de direito privado existirem a partir do registro (art. 45 do Código Civil) nos Ofícios de Registro Civil das Pessoas Jurídicas (simples) e nas Juntas Comerciais (empresárias), nesta oportunidade discorreremos sobre a unificação de ambas numa única estrutura administrativa.

Naquela oportunidade, encerramos o artigo deixando em aberto a questão da unificação, posto ser da essência da sociedade pós-moderna ampliar o acesso a todo aparato burocrático do Estado, para facilitar a vida do cidadão no que toca principalmente a procedimentos operacionais.

O objetivo deste artigo é justamente fazer essa análise, dos pontos positivos e negativos que decorrem de uma possível unificação do registro de pessoas jurídicas de direito privado. A finalidade desta análise é lançar algumas ideias, sem fechar a questão, até porque o tema é complexo e envolve uma série de interesses jurídicos e econômicos.

Comecemos então pelos benefícios, pelos pontos positivos, que uma unificação das atividades realizadas pela Junta Comercial e pelo Ofício de Registro de Pessoas Jurídicas traria para o cidadão, e para facilitar o acesso ao sistema.

O primeiro item, que não pode deixar de ser mencionado, é o benefício da uniformidade. É muito mais fácil regular uma atividade, e mesmo normatizá-la, quando tal regulamentação e tais normas deverão ter sua aplicação observada em apenas um aparato burocrático. A otimização dos procedimentos, ainda que com certas peculiaridades, traria maior facilidade a contadores, a operadores jurídicos e também a todos os controladores do sistema. A existência de duas estruturas burocráticas diferentes e desvinculadas uma da outra, realizando uma atividade de natureza assemelhada gera contradições desnecessárias e de difícil sanação.

Citando como exemplo a Junta Comercial do Estado de São Paulo (JUCESP), observa-se um órgão sujeito às especificações da lei complementar estadual 1.187/2012 e da lei Federal 8.934/1994, que dispõe sobre os Serviços de Registro Público de Empresas Mercantis e Atividades Afins. A JUCESP é um órgão subordinado ao Departamento Nacional de Registro do Comércio (DNRC) e, portanto, responde a este na realização de suas atividades1.

Já os ofícios de Registro Civil de Pessoas Jurídicas estão regulamentados, primeiramente, pelo artigo 236, da Constituição Federal, e pelas leis 6.015/1973 e 8.935/94, estando subordinados à Corregedoria Geral da Justiça e, indiretamente, ao Conselho Nacional de Justiça.

Percebe-se, então, que ambas as instituições responsáveis pelo registro de pessoas jurídicas no estado de São Paulo são regulamentadas por leis diferentes e estão subordinadas a diferentes órgãos administrativos. Essas diferenças dificultam, e até por vezes confundem, aqueles que se utilizam do serviço. A unificação tornaria mais fácil a fiscalização e a uniformidade do serviço prestado, sendo este o primeiro benefício da junção do registro civil de pessoas jurídicas.

Outro benefício seria a uniformização da qualificação das pessoas que trabalham com esses registros. Garantir que as pessoas registradoras das sociedades civis também saibam sobre a regulamentação do registro das sociedades comerciais e empresariais, traria mais segurança aos que se servem dos serviços de registro de pessoas jurídicas, no sentido de que estariam sendo atendidos por pessoas que, certamente, entendem o funcionamento de todo o sistema e não apenas de um setor específico. Portanto, a qualificação registral seria assemelhada, e respeitadas as peculiaridades haveria uma uniformidade das exigências de ambas as pessoas jurídicas. As rotinas de trabalho seriam semelhantes e solúveis por meio do procedimento da dúvida registral, passando o Poder Judiciário a dar a última palavra em todos os atos de registro.

Ainda, outro ponto positivo estaria na incidência das Normas de Serviço da Corregedoria Geral, tanto para pessoas jurídicas civis quanto empresárias. Portanto, haveria uma única normatização, também com suas especificações; e, por conseguinte, um único sistema de controle, desvinculado da burocracia administrativa do Estado, e sem qualquer injunção política. Neste sentido é bom lembrar que o Código Civil atual (lei 10.406/02) revogou parte do Código Comercial unificando as pessoas jurídicas de Direito privado.

Já um ponto negativo, de uma possível unificação das funções de registro das pessoas jurídicas, poderia ser, preliminarmente, a dificuldade prática de transferir todo o acervo, documentação, responsabilidades e atribuições das Juntas Comerciais para os Ofícios de Registro Civil de Pessoas Jurídicas. Considerando que, atualmente, as serventias não têm a obrigação de registrar as pessoas jurídicas de natureza comercial/empresarial, seriam necessários: um treinamento, uma adaptação, e uma normatização específica para todos os prepostos e demais funcionários da serventia, passando a ter familiaridade na observância das rotinas específicas.

Tal treinamento seria oneroso, sob o ponto de vista econômico e jurídico para as serventias, e isto demandaria certo tempo. Havendo, então, a necessidade de transferência do acervo da Junta Comercial para o Registro de Pessoas Jurídicas, bem como a relotação de serventuários para outras atividades burocráticas do Estado.

Ultrapassada a dificuldade prática, surge outra dificuldade: a falta de especialização. Hoje há a especialização graças à separação na realização dos serviços. Sem sombra de dúvida, a especialidade e a especificidade das rotinas facilitam a consecução dos atos, na medida em que as rotinas são distintas, para qualificar as pessoas empresariais em relação às pessoas jurídicas simples ou civis.

A seguinte pergunta deve ser feita quando analisada a possibilidade de unificação do Registro Civil de Pessoas Jurídicas: é possível aproveitar a estrutura que os Ofícios de RCPJ já proporcionam e incorporar, à tais serventias, os serviços realizados nas Juntas Comerciais? Fica claro que, frente à ocorrência de uma possível unificação, barreiras práticas deverão ser transpostas, treinamentos e especializações deverão ser realizados, etc.

Contudo parece-nos que uma vez ultrapassadas as dificuldades práticas impostas à unificação do registro de pessoas jurídicas, os benefícios trazidos por ela superariam, e em muito, os prejuízos. A dificuldade de implementação de uma proposta, e a concretização de um trabalho não deve obstaculizar os benefícios e as vantagens que podem decorrer da unificação, uma vez empreendida.

A qualificação das pessoas, oficiais e prepostos, abrangendo o registro das pessoas jurídicas de forma geral, só tem a garantir um serviço mais bem prestado e que gera mais facilidade e conveniência para aqueles que se utilizam de tal serviço. A pergunta que sobrepaira é a seguinte: Se em nenhuma outra serventia há desmembramento de atribuição, por que deveria acontecer em relação ao registro de pessoas jurídicas de direito privado?

Diante do mencionado quadro, o que é possível concluir com certeza absoluta é que a celeridade, operabilidade, uniformidade, publicidade e eticidade devem estar sempre à frente dos interesses pessoais na consecução de qualquer serviço público, de qualquer natureza.

____________________

1Site da JUCESP.

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* Vitor Frederico Kümpel é juiz de Direito em São Paulo, doutor em Direito pela USP e coordenador da pós-graduação em Direito Notarial e Registral Imobiliário na EPD – Escola Paulista de Direito.

Fonte: Migalhas I 05/11/2013.

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Decisão da CGJ-SP torna compulsória a observância da Resolução 09 do CNJ e concede prazo de 120 dias para sua implementação

DICOGE 1.2

PROCESSO Nº 2013/50923
DECISÃO: Aprovo o parecer do MM. Juiz Assessor da Corregedoria e, por seus fundamentos, que adoto, nego provimento ao recurso administrativo. Publique-se. São Paulo, 23 de agosto de 2013. (a) JOSÉ RENATO NALINI, Corregedor Geral da Justiça.

PROCESSO Nº 2013/111946
DECISÃO:
 Aprovo o parecer do MM. Juiz Assessor da Corregedoria e, por seus fundamentos, que adoto, rejeito os embargos de declaração. Publique-se. São Paulo, 23 de agosto de 2013. (a) JOSÉ RENATO NALINI, Corregedor Geral da Justiça.

PROCESSO Nº 2013/125028
DECISÃO:
 Aprovo o parecer do MM. Juiz Assessor da Corregedoria e, por seus fundamentos, que adoto, nego provimento 
ao recurso. Publique-se. São Paulo, 23 de agosto de 2013. (a) JOSÉ RENATO NALINI, Corregedor Geral da Justiça.

PROCESSO Nº 2012/117706 – SÃO PAULO – CORREGEDORIA GERAL DA JUSTIÇA.
Parecer (293/13-E)
Serventias Extrajudiciais – Formação e manutenção de arquivo de segurança pelos responsáveis pelas Serventias Extrajudiciais – Dever de guarda dos acervos – Recomendação nº 09 do Conselho Nacional de Justiça – Obrigatoriedade.

Excelentíssimo Senhor Corregedor Geral da Justiça:

O presente expediente foi iniciado para realizar estudos de medidas técnicas e normativas possíveis de serem adotadas no âmbito desta Corregedoria Geral da Justiça voltadas à preservação dos acervos das Serventias Extrajudiciais por meio de arquivos de segurança (backup).

Durante o curso deste expediente, sobreveio a Recomendação nº 09, da Corregedoria Nacional de Justiça, que dispõe sobre a formação e manutenção de arquivo de segurança pelos responsáveis pelas Serventias Extrajudiciais de notas e de registro. 

A Recomendação nº 09 deu ensejo à formação do Proc. CG 2013/35270, ao qual o presente feito foi apensado.

Foram ouvidas as entidades de classe ANOREG-SP, ARPEN-SP, CNB-SP, ARISP, IRTDPJ e IEPTB-SP.

É o relatório.
Opino.

Em 28.08.12, o prédio em que se encontra instalado o Registro de Imóveis e Títulos e Documentos e Civil de Pessoa Jurídica de Assis foi alvo de incêndio que danificou parte de seu acervo ainda não recuperado a despeito dos esforços até o momento empreendidos.

É notória a catástrofe que atingiu, em 2010, a Comarca de São Luiz do Paraitinga, cujo acervo registral até hoje encontra-se em fase de restauração, contando, para isso, com o apoio moral e material das entidades de classe.

Os acervos das Serventias Extrajudiciais têm valores histórico, material e moral inestimáveis e devem ser mantidos em locais seguros pelos notários e registradores na forma dos arts. 30, I e 46, ambos da Lei nº 8.935/94:

Art. 30. São deveres dos notários e dos oficiais de registro:
I – manter em ordem os livros, papéis e documentos de sua serventia, guardando-os em locais seguros;
Art. 46. Os livros, fichas, documentos, papéis, microfilmes e sistemas de computação deverão permanecer sempre sob a guarda e responsabilidade do titular de serviço notarial ou de registro, que zelará por sua ordem, segurança e conservação.

Em 30.08.12, dois dias após o incêndio em Assis, V. Exa. determinou a abertura do presente expediente com o objetivo de encontrar formas de se assegurar, por meio de cópias de segurança, os acervos das Serventias Extrajudiciais.

Pouco tempo depois, mais precisamente em 05.03.13, a Corregedoria Nacional de Justiça encaminhou a esta Corregedoria Geral a Recomendação nº 09, que dispõe sobre a formação e manutenção de arquivo de segurança pelos responsáveis pelas Serventias Extrajudiciais de notas e de registro.

A Recomendação nº 09 foi autuada nos autos do processo CG nº 2013/352790, ao qual os presentes autos foram anexados.

Depois de dar cumprimento às providências nela contidas, como a ampla divulgação de seu teor (publicação por três vezes no DJE e disponibilização no Portal do Extrajudicial), facultou-se, em virtude da identidade de propósitos do presente expediente e da Recomendação nº 09, a oitiva das entidades de classe dos notários e registradores.

A ARPEN/SP e o Colégio Notarial do Brasil-SP entendem que o regramento do Conselho Nacional de Justiça é suficiente para os fins ora perseguidos (fls. 99/100 e 106/108).

A ANOREG-SP argumenta ser necessário realizar um estudo para a fixação de prazos para que ocorra a migração dos arquivos físicos para os eletrônicos e se coloca à disposição desta Corregedoria Geral (fl. 117).

O IEPTB-SP fez duas observações em relação ao § 1º, do art. 1º, da Recomendação nº 9, do Conselho Nacional de Justiça, para que a Corregedoria Geral determine que o arquivo de segurança seja mantido de forma obrigatória e por prazo mínimo de dez anos para os livros de protesto e de três anos para os de protocolo, em conformidade com o art. 36, da Lei nº 9.492/97 (fls. 102/104).

A ARISP-SP sustenta que: a) as cópias de segurança devem abranger todos os livros de registro, inclusive os de transcrições, e não apenas os escriturados a partir de 1980; b) é importante deixar claro que as cópias de segurança não objetivam a substituição dos livros em seus originais, mas que servirão apenas como backup a ser utilizado em caso de desastres; e c) disponibilizou espaço para armazenamento de dados em data center, o que permite o cumprimento do art. 2º, da Recomendação nº 9, do Conselho Nacional de Justiça (fls. 120).

Por fim, o IRTDPJ-SP requereu a dispensa dos Oficiais de Registro de Títulos e Documentos e Civil de Pessoas Jurídicas de fazer cópia de segurança dos registros assentados no livros A e B de Pessoas Jurídicas e A, B e C do Títulos e Documentos efetuados anteriormente a 1981 (fl. 127).

Embora a Recomendação nº 09 permita, em seu art. 5º, que as Corregedorias Gerais de Justiça regulamentem a formação e manutenção dos arquivos de segurança das Serventias Extrajudiciais, o regramento contido em referida Recomendação mostra-Publicação Oficial do Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo – Lei Federal nº 11.419/06, art. 4º Disponibilização: Terça-feira, 3 de Setembro de 2013 Diário da Justiça Eletrônico – Caderno Administrativo São Paulo, Ano VI – Edição 1490 28 se, ao menos nesta primeira fase, suficiente para os fins perseguidos.

É claro que o ideal seria que todas as Serventias providenciassem, desde já, arquivo de segurança de todos os seus acervos. Contudo, é preciso observar que a iniciativa é inédita e demanda certo tempo – que não deve e não pode ser grande – para que todos os responsáveis pelas Unidades Extrajudiciais – titulares ou não – consigam pessoal, material e até mesmo recursos para tanto.

Deste modo, e considerando a amplitude do regramento inserido na Recomendação nº 09, parece não haver motivo, ao menos nesta fase inicial, para que esta Corregedoria Geral faça uso da ressalva do art. 5º e regulamente a questão da formação e da manutenção dos arquivos de segurança dos acervos das Serventias Extrajudiciais.

De outro lado, em prol da segurança dos acervos, esta Corregedoria Geral pode, em cumprimento ao deveres de orientar e fiscalizar os serviços notariais e de registro no Estado de São Paulo(1), adotar desde já medida administrativa efetiva, qual seja, tornar obrigatória a observância da Recomendação nº 09, da Corregedoria Nacional de Justiça por todos os responsáveis pelas Serventias Extrajudiciais do Estado de São Paulo. Isto porque, conquanto emanada do C. Conselho Nacional de Justiça, por meio de sua Corregedoria Nacional de Justiça, o ato normativo em questão, por se tratar de recomendação, não traz providência de caráter compulsório, de modo que não há certeza de que todas as Serventias adotarão as precauções nela previstas. 

Adotada a medida ora sugerida, todos os livros obrigatórios previstos em lei e os documentos eletrônicos que integram o acervo das Serventias estarão livres de fortuitos como os que atingiram o Registro de Imóveis e Títulos e Documentos e Civil de Pessoa Jurídica de Assis e a Comarca de São Luiz do Paraitinga.

Cabe aqui lembrar que a Recomendação nº 09 permite que as cópias de segurança sejam feitas em diversas formas, como microfilme, arquivo de mídia digital (imagens extraídas por meio de scanner ou fotografia), arquivo de dados assinado eletronicamente com certificado digital emitido nos termos do ICP-Brasil, ou qualquer outro método hábil, o que possibilita a todas as Serventias, mesmo as menos rentáveis, atender ao seu propósito que, nesta fase inicial, é proteger o acervo independentemente de forma específica.

Exige, em contrapartida, que o arquivo de segurança seja atualizado com periodicidade não superior a um mês e que uma de suas vias seja arquivada em local distinto da Serventia, facultado o uso de servidores externos. Frisa, ainda, que o arquivo de segurança passa a integrar o acervo da Serventia de modo que deverá ser transmitido ao novo titular da delegação ou ao novo responsável em conjunto com os softwares que permitam seu pleno uso e atualização.
 
A Recomendação nº 9, ao prever diversos meios de se criar o arquivo de segurança, ao mesmo tempo em que assegura desde já o acervo fundamental das Serventias, permite que os estudos sobre o tema sejam aprofundados a fim de que, oportunamente, sobrevenha regulamentação específica com critérios técnicos uniformes. Embora a Recomendação nº 09 date de março de 2013, só agora sua observância deixará de ser facultativa. Razoável, por isso, conceder um prazo de 120 dias, a partir da publicação da decisão de V. Exa. que eventualmente aprovar este parecer, para que os responsáveis, a qualquer título, das Serventias Extrajudiciais adotem as providências nela previstas, as quais deverão ser comunicadas e acompanhadas pelas Corregedorias Permanentes, na forma do item 20.1, “d” , do Capítulo XIII, das Normas de Serviço da Corregedoria Geral da Justiça(2).
 
Decorrido o prazo de 120 dias sem que o responsável pela Serventia tenha adotado as providências e comunicado o Juízo Corregedor Permanente, a este caberá, em expediente próprio, verificar ocorrência de eventual falta disciplinar.
 
É importante ponderar, por fim, que a formação do arquivo de segurança aqui tratada não tem por objetivo substituir os livros originais das Serventias, de modo que, ao menos por ora e neste expediente, não se examinará a migração sugerida pela ANOREG-SP.

Diante do exposto, o parecer que respeitosamente submeto à elevada apreciação de V. Exa. é no sentido de: a) tornar compulsória a observância da Recomendação nº 09, da Corregedoria Nacional de Justiça, pelos responsáveis, a qualquer título, pelas Serventias Extrajudiciais do Estado de São Paulo; e b) conceder prazo de 120 dias, a contar da primeira publicação no DJE da decisão de V. Exa. que eventualmente aprovar este parecer, para que as medidas contidas na Resolução nº 09 sejam implementadas e comunicadas aos respectivos Corregedores Permanentes, sob pena de responsabilidade.

Em caso de aprovação, sugiro a publicação do presente parecer no DJE por três dias alternados para conhecimento geral, atribuindo-se força normativa à respeitável decisão.

Sub censura. 
São Paulo, 22 de agosto de 2013.
Gustavo Henrique Bretas Marzagão
Juiz Assessor da Corregedoria (fls. 130/136)

NOTAS DE RODAPÉ
(1) Art. 236. Os serviços notariais e de registro são exercidos em caráter privado, por delegação do Poder Público.
§ 1º – Lei regulará as atividades, disciplinará a responsabilidade civil e criminal dos notários, dos oficiais de registro e de 
seus prepostos, e definirá a fiscalização de seus atos pelo Poder Judiciário
(2) Observadas as peculiaridades locais, ao Juiz Corregedor Permanente caberá a verificação dos padrões necessários ao 
atendimento deste item, em especial quanto a: 
… 
d) adequação e segurança de “softwares”, sistemas de cópias de segurança e de recuperação de dados eletrônicos, bem 
como de procedimentos de trabalho adotados, fixando, se for o caso, prazo para a regularização ou a implantação;

DECISÃO: Aprovo o parecer do MM. Juiz Assessor da Corregedoria e, por seus fundamentos, que adoto: a) torno compulsória a observância da Recomendação nº 09, da Corregedoria Nacional de Justiça, pelos responsáveis, a qualquer título, pelas Serventias Extrajudiciais do Estado de São Paulo; e b) concedo prazo de 120 dias, a contar da primeira publicação desta decisão no DJE para que as medidas contidas na Resolução nº 09 sejam implementadas e comunicadas aos respectivos Corregedores Permanentes, sob pena de responsabilidade.

Atribuo força normativa a esta decisão.

Para conhecimento geral, publique-se o parecer e a presente decisão por três dias alternados no DJE.

São Paulo, 26 de agosto de 2013. (a) JOSÉ RENATO NALINI, Corregedor Geral da Justiça.

Fonte: ARPEN/SP I 03/09/2013.

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