CGJ/SP: PROCESSO Nº 2012/117706 – SÃO PAULO – (Regulamentação das cópias de segurança – Livros obrigatórios do Serviço Extrajudicial – Recomendações 9/2013 e 11/2013 da Corregedoria Nacional de Justiça – Recomendação para Digitalização de Documentos Arquivísticos do Conarq – Conselho Nacional de Arquivos (2010) – Grupos de trabalho – necessidade de maiores aprofundamentos – parecer pela continuidade dos estudos)

PROCESSO Nº 2012/117706 – SÃO PAULO – CORREGEDORIA GERAL DA JUSTIÇA (Regulamentação das cópias de segurança – Livros obrigatórios do Serviço Extrajudicial – Recomendações 9/2013 e 11/2013 da Corregedoria Nacional de Justiça – Recomendação para Digitalização de Documentos Arquivísticos do Conarq – Conselho Nacional de Arquivos (2010) – Grupos de trabalho – necessidade de maiores aprofundamentos – parecer pela continuidade dos estudos) 

DICOGE 5.1

PROCESSO Nº 2012/117706 – SÃO PAULO – CORREGEDORIA GERAL DA JUSTIÇA                

Regulamentação das cópias de segurança – Livros obrigatórios do Serviço Extrajudicial – Recomendações 9/2013 e 11/2013 da Corregedoria Nacional de Justiça – Recomendação para Digitalização de Documentos Arquivísticos do Conarq – Conselho Nacional de Arquivos (2010) – Grupos de trabalho – necessidade de maiores aprofundamentos – parecer pela continuidade dos estudos.

Excelentíssimo Senhor Corregedor Geral da Justiça,               

Trata-se de expediente destinado à implementação das recomendações n. 9 e 11, do Conselho Nacional de Justiça, que orientaram a produção de cópias de segurança dos livros obrigatórios do serviço extrajudicial, por microfilmagem ou pela digitalização.                

Pela determinação de Vossa Excelência, proferida em 26 de agosto de 2013, e publicada em 3 de setembro, ficou estabelecido o prazo de 120 dias para implementação das medidas elencadas na Recomendação n. 9/2013, do CNJ.    

A recomendação n. 9/2013, da Corregedoria Nacional de Justiça, estabeleceu a orientação aos titulares e responsáveis pelas delegações do serviço extrajudicial, de notas e registro, de manterem cópias de segurança, em microfilme ou arquivo digital, dos livros obrigatórios previstos em lei. A recomendação n. 11/2013 alterou parcialmente a recomendação n. 9 e estabeleceu o prazo de 120 dias para que os titulares e responsáveis pelas delegações prestassem informações sobre disporem das cópias de segurança ou, em caso negativo, sobre as providências adotadas para produzi-las e o tempo estimado para tanto.    

A geração de cópias de segurança em meio eletrônico depende, essencialmente, da definição de parâmetros, e que não foram estabelecidos pela Corregedoria Nacional de Justiça. Deve-se ter em mente a finalidade dessas cópias e o tempo pelo qual deverão estar disponíveis.                

Os livros obrigatórios do serviço extrajudicial são de guarda permanente. Neste caso, as cópias de segurança devem, igualmente, coexistir com os originais por tempo indeterminado. O armazenamento em meio analógico, como é o caso do microfilme, dispensa maiores estudos. Trata-se de tecnologia conhecida há mais de cinco décadas, e os elementos que a compõem (película do filme e processo fotográfico) são conhecidos há mais de um século. Em condições controladas de temperatura e umidade, há expectativa de uma satisfatória longevidade dessa mídia. Quanto à recuperação da informação, estando bem preservada a mídia, há tranquilidade quanto às possibilidades de restauração de documentos e do pleno acesso a seu conteúdo. Mais do que isso, a melhora tecnológica de processos óticos permite uma melhora progressiva nas possibilidades de recuperação de dados de um microfilme. No caso das mídias digitais, de certa forma, tais expectativas se invertem. Os parâmetros empregados na obtenção da cópia digital limitam, com pouca flexibilidade, as condições de recuperação de dados. Neste aspecto a resolução da captura de imagem é o aspecto mais crítico. Uma vez estabelecida a resolução, a restauração da imagem estará limitada a esse valor. Artefatos digitais podem ser empregados, como a interpolação de pixels, mas não se trata de "extrair mais" da cópia de segurança, e sim, de multiplicar pixels com emprego de algoritmos baseados em probabilidade. A definição dos parâmetros para a digitalização é, assim, uma atividade critica porque restará pouca ou nenhuma possibilidade de ampliá-los no futuro, a não ser por nova digitalização do original. Mas a necessidade da cópia de segurança está baseada exatamente no fato de não dispormos de certeza de disponibilidade do original, que poderá degradar-se, perder-se ou destruir-se por variadas causas. Sobre a resolução de digitalização, simples é a regra de que "quanto mais, melhor". Todavia, há uma contraparte. Mais resolução significa progressivo e exponencial consumo de recursos. Para mais resolução são necessários equipamentos mais sofisticados, mais tempo para a captura, transferência e gravação de dados, e maior espaço de armazenamento. Consequentemente, mais resolução significa mais custos. Não resolve o problema aplicarmos a regra na direção inversa, ou seja, estabelecer custos reduzidos com a redução da resolução. A representação digital do documento a ser estabelecida como ideal é a menor possível, mas que possibilite uma restauração com aspecto equivalente ao do original. E isto não é pouco. O CONARQ – Conselho Nacional de Arquivos produziu, em abril 2010, a "Recomendação para Digitalização de Documentos Arquivísticos Permanentes(1)". Tal documento estabelece parâmetros para digitalização, dentre os quais a resolução e o formato do arquivo de saída. A resolução padrão é de 300 ppi, ou sejam, 300 pontos por polegada, na sigla em inglês. Em termos ideais, a estrita observância da recomendação do CONARQ resolveria o problema, vez que os parâmetros são suficientes para uma recuperação do documento em condições de excelente correspondência com o original. Ocorre que tais parâmetros implicam em arquivos grandes que demandam significativo espaço de armazenamento e custos elevados.                

Há um dilema, cuja solução não pode ser simplista. De um lado, muitos delegados ou responsáveis por unidades do serviço extrajudicial já realizaram a digitalização de seus acervos, porém, com parâmetros inferiores ou diferentes daqueles estabelecidos nas normas do Conarq. A renovação do trabalho pode implicar sufocamento financeiro de algumas unidades, ou pode consumir recursos que seriam úteis para investimentos em outras áreas. De outro lado, a efetiva segurança da informação é requisito de sobrevivência da atividade extrajudicial. A perda de documentos, sem meio de recuperação, compromete a imagem do serviço, sua confiabilidade e a noção sobre sua relevância.                

O assunto "cópia de segurança" foi bastante explorado no último semestre, com efetiva participação e colaboração do serviço extrajudicial, por intermédio das entidades representativas ARISP – Associação dos Registradores Imobiliários do Estado de São Paulo, CNB-SP – Colégio Notarial do Brasil, Seção de São Paulo, e ARPEN-SP – Associação dos Registradores de Pessoas Naturais do Estado de São Paulo. Não faltou disposição para a fixação dos critérios de geração das cópias de segurança, porém, com a ressalva de que muitos oficiais já fizeram pesados investimentos.                

Tudo indica seja ainda prematuro o estabelecimento de rígida regra para a digitalização. Como o interesse é coletivo – do serviço extrajudicial como um todo -, muito recomendável que se construam soluções cooperativas ou compartilhadas. Caso consigam as associações organizarem-se para centralização de serviços, por exemplo, poder-se-ia agregar ganhos com a redução de custos e com a adoção de tecnologia e metodologia padronizadas. Das muitas reuniões havidas com a ARISP, CNB-SP e ARPEN-SP surgiu a "Carta de Intenções", com cópia anexa a este parecer, pelo qual as entidades se prontificam a unir esforços para atender seus associados, na tarefa de formação de acervo de segurança, de maneira compartilhada. Foram de grande utilidade os Grupos de Trabalhos, criados no âmbito desta Corregedoria Geral, que congregaram registradores e notários, por oferecerem ambiente representativo dos delegados do serviço para a construção conjunta de soluções. Eventualmente, poderá haver continuidade na utilização desses grupos de trabalho para o desenvolvimento do tema da cópia de segurança na gestão do próximo Corregedor Geral da Justiça.                

Pelo exposto, proponho, respeitosamente, a Vossa Excelência que autorize o prosseguimento dos estudos sobre a fixação das regras para geração de cópias de segurança dos livros obrigatórios do serviço extrajudicial, retornando este expediente para a equipe de Juízes Auxiliares da Corregedoria, incumbida do serviço extrajudicial, na próxima gestão, a partir de janeiro de 2014, com publicação deste parecer para conhecimento dos delegados do serviço.         

Sub censura.         

São Paulo, 20 de dezembro de 2013.         

(a) Antonio Carlos Alves Braga Junior         

Juiz Assessor da Corregedoria.

__________________________
(1)http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/media/publicacoes/recomenda/

recomendaes_para_digitalizao.pdf

__________________________

DECISÃO: Aprovo o parecer de fls. 155/159. Fica prorrogado, até ulterior deliberação, o prazo para formação das cópias de segurança tratadas nas Recomendações 9 e 11/2013, da Corregedoria Nacional de Justiça. Retornem os autos à Assessoria da Corregedoria Geral da Justiça da gestão 2014/2015. São Paulo, 20 de dezembro de 2013. (a) Des. JOSÉ RENATO NALINI, Corregedor Geral da Justiça.

Fonte: TJ/SP | Data da Inclusão: 21/05/2014.

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O Registro de Titulos e Documentos como ferramenta essencial para a Sociedade Digital

* Robson de Alvarenga

O mundo atual já mergulhou na tecnologia digital e mostra-se cada vez mais incompatível com o papel. Tanto por questões de sustentabilidade como pelo seu elevado custo e suas Iimitações físicas, o papel está obsoletocomo meio de suporte para a maior parte dos documentos.

Mas, diferentemente do que se imaginou, a manipulação e guarda de documentos eletrônicos também apresenta complexos desafios e é necessário superar a fase crítica de migração para o meio digital.

E não basta apenas digitalizar!

É preciso conferir autenticidade aos documentos eletrônicos originados pela digitalização e guardar esses arquivos eletrônicos de forma segura, tornando-os acessíveis a qualquer tempo e de qualquer lugar.

Essa tarefa foi atribuída legalmente ao RTD – Registro de Títulos e Documentos, a quem compete a guarda segura de documentos públicos ou particulares, por meio de sistema baseado em dupla tecnologia (digitalização e microfilmagem), bem como sua disponibilização em qualquer meio (papel, documento eletrônico ou consulta on-line), mantendo-se sempre o mesmo valor do original, em razão da fé pública atribuída aos Oficiais de Registro pela Constituição Federal.

Por outra colocação, uma vez registrado um documento, será possível o acesso ao seu conteúdo on-line por meio da internet, bem como a obtencão de certidões com valor de original, tanto em papel como em meio eletrônico.

Considerando o elevado custo para arquivamento de documentos em papel e o fato de que a maior parte dos papéis atualmente arquivados são de interesse exclusivo de seus próprios detentores, foi drasticamente reduzida a taxa para o serviço de digitalização e registro de documentos exclusivamente para fins de conservação (apenas R$ 0,59 por página no Estado de SP), de modo a viabilizar a definitiva migração para o meio digital.

Esse tipo de registro denominado registro facultativo exclusivamente para fins de conservação tem sua publicidade restrita ao próprio apresentante do documento e atende quem almeja assegurar a autenticidade e conservar documentos, com baixo custo, mas sem divulgar o seu conteúdo, por questões de intimidade pessoal ou em decorrência de sigilo negocial ou fiscal.

Outra grave fragilidade dos documentos eletrônicos é seu curto prazo de validade. É fato notório que em poucos anos será quebrada a criptografia em que se baseia a segurança dos certificados digitais. E uma vez quebrada essa criptografia, desaparecerá automaticamente a confiabilidade e a validade de todas as assinaturas digitais efetuadas com base naquela criptografia, salvo se esses documentos tiverem sido previamente registrados no RTD.

Essa vulnerabilidade típica do nosso modelo tecnológico é muito preocupante e o RTD tem sido essencial para afastar qualquer risco e assegurar plena segurança jurídica e eficácia aos documentos eletrônicos. Pois, mesmo após a quebra da criptografia, a certidão do documento anteriormente registrado continuará tendo valor de original e validade incontestável.

Portanto, o RTD possui inegável utilidade para assegurar, de forma permanente, a confiabilidade do documento eletrônico, evitando o seu perecimento em razão da quebra da respectiva criptografia.

Para lidar com todas as constantes inovações inerentes ao mundo digital, a um custo viável para a população, os Oficiais de Registro de Títulos e Documentos do Estado de São Paulo e de todo o Brasil estão se unindo, incentivados pelo CDT – Centro de Estudos e Distribuição de Títulos e Documentos de São Paulo, que há mais de uma década mantém sistema de distribuição equitativa de documentos para os dez Oficiais de Registro da Capital-SP, e inspirados pela constatação inequívoca de que o único caminho possível para o desenvolvimento da atividade registral é a atuação conjunta de todos os registradores, num ambiente de respeito ao princípio da territorialidade, de estabilidade econômico-financeira e de aversão a práticas concorrenciais predatórias que culminam por sucatear a atividade e impedir a realização de investimentos integrados de longo prazo.

Somente por meio dessa união e do ideal de uso compartilhado de uma plataforma tecnológica de grande porte e de última geração, é que tem sido possível o planejamento e a realização de maciços investimentos em tecnologia, equipamentos e sistemas para o oferecimento de serviços públicos de alto nível de excelência a um baixo custo.

Também em decorrência da experiência consolidada do CDT, é que se tornou possível iniciar a implantação de extenso projeto de integração de dados, que abrangerá, num primeiro momento, todo o Estado de SP, e em pouco tempo todo o Brasil, revolucionando os Registros Públicos e permitindo o acesso centralizado e instantâneo às informações registrais de todo o país, o que bem demonstra a aptidão do RTD para lidar com documentos eletrônicos e atender plenamente as demandas da Sociedade Digital.

_____________________

* Robson de Alvarenga é titular do 4º RTD da Capital – SP e presidente do IRTDPJ-SP. Este seu trabalho foi publicado do Jornal Carta Forense.

Fonte: IRTDPJ/Brasil | 12/02/2014.

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DOCUMENTOS ELETRÔNICOS RECEBIDOS PELO PORTAL “WWW.RTDBRASIL.COM.BR” SÃO AMPARADOS POR PROVIMENTO DA CORREGEDORIA GERAL DO TJ-SP

O Provimento nº 41/2013 da CGJ-SP, ao regulamentar a atividade de Registros de Títulos e Documentos, acolheu diversas inovações tecnológicas, permitindo o registro de documentos eletrônicos ou elaborados sob qualquer outra forma tecnológica, cuja apresentação pode ser feita por meio do Portal www.rtdbrasil.com.br.

Com esse avanço normativo, os Cartórios de Títulos e Documentos poderão recepcionar quaisquer documentos eletrônicos, como notificações extrajudiciais, contratos, aditivos, atas, declarações e outros, observando-se sempre o princípio da territorialidade.

2.2. Compete privativamente aos oficiais de registro de títulos e documentos do domicílio da pessoa física ou jurídica, o registro de papéis, microfilmes e de mídias óticas, analógicas, eletrônicas ou digitais, bem como de documentos elaborados sob qualquer outra forma tecnológica.

A par do referido item 2.2 das Normas de Serviço da CGJ-SP, os itens 28 e 28.3 asseguram a apresentação de títulos e documentos, sob qualquer forma, para registro ou averbação, o que confere respaldo jurídico à recepção de documentos eletrônicos por meio do Portal mantido pelo Instituto de Registro de Títulos e Documentos do Brasil, viabilizando ainda o próprio registro por meio eletrônico, magnético ou digital.

Vale ressaltar que o Portal www.rtdbrasil.com.br assegura também a observância dos requisitos da ICP-Brasil, em conformidade com o disposto no artigo 38 da Lei nº 11.977/2001.

Outro aspecto positivo da recente normatização, foi a regulamentação da expedição de certidões por meio eletrônico, servindo o Portal www.rtdbrasil.com.br como ferramenta de acesso por meio da internet a esse tipo de serviço, com agilidade, praticidade e segurança.

Destarte, conclui-se que a atual normatização representa grande evolução posto que viabiliza a recepção de documentos eletrônicos, além do respectivo registro e da emissão de certidões também em formato eletrônico.

No tocante ao acervo dos documentos eletrônicos, recomendou-se aos oficiais de registro o armazenamento dos documentos eletrônicos em mídia acessível com a devida cópia de segurança, bem como, em atenção à Recomendação nº 9/2013 do CNJ, a efetivação de microfilmagem do conteúdo dos documentos eletrônicos, para fins de back up de segurança.

Paulo Roberto de Carvalho Rêgo 
Presidente do IRTDPJBrasil 

Robson de Alvarenga 
Presidente do IRTDPJ-SP 

Fonte: IRTDPJBrasil I 03/01/14

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