Processo 0016809-51.2026.8.26.0100
Pedido de Providências – Reclamação do extrajudicial (formulada por usuários do serviço) – Silvia Lopes de Faria – Juiz(a) de Direito: Marcelo Benacchio VISTOS, Trata-se de Pedido de Providências instaurado a partir de reclamação formulada pela Senhora S. L. de F. em face do Senhor (…) Tabelião de Notas da Capital, em razão de suposta recusa de atendimento de pedido de expedição de certidão contendo cópia de documento de identidade arquivado na serventia por ocasião da abertura de ficha de firma, mediante requerimento assinado eletronicamente pela plataforma GOV.BR. Sustentou a parte representante que a exigência de requerimento manuscrito e assinado de próprio punho seria indevida, por entender que a assinatura eletrônica apresentada teria validade jurídica equivalente à assinatura manuscrita, requerendo a apuração dos fatos (fls. 01/10). O Senhor (…) Tabelião de Notas desta Capital prestou esclarecimentos, informando que os contatos mantidos pela parte representante com a serventia envolveram, inicialmente, solicitações distintas, relativas à autenticação eletrônica de cópia de passaporte, à materialização de carteira profissional digital e, posteriormente, à expedição de certidão referente a documento de identidade arquivado na ficha de firma. Aduziu que não houve recusa definitiva ao fornecimento da certidão, mas apenas adoção de cautela adicional para confirmação da identidade da solicitante, mediante requerimento manuscrito e assinado fisicamente, a fim de possibilitar o confronto da grafia e da assinatura com o padrão constante da ficha de firma arquivada. Requereu, subsidiariamente, caso diverso o entendimento do Juízo, autorização para envio da documentação pleiteada mediante requerimento assinado com certificado digital (fls. 13/18). A parte representante apresentou manifestação, impugnando os esclarecimentos prestados pela serventia e reiterando a suficiência do requerimento assinado eletronicamente. Alegou que a exigência de documento manuscrito digitalizado seria menos segura do que a assinatura eletrônica verificável e que teria obtido documento semelhante em outra unidade extrajudicial mediante requerimento firmado eletronicamente. Requereu, ainda, que fosse determinado ao (…) Tabelionato de Notas da Capital o atendimento de requerimentos formulados com assinatura GOV.BR e a tramitação do feito sob segredo de justiça (fls. 20/25). O Ministério Público opinou pela procedência parcial da reclamação, entendendo inadequada a exigência de assinatura manuscrita como única forma de identificação quando apresentado requerimento assinado eletronicamente por meio verificável. Manifestou-se, ainda, pela orientação da serventia quanto ao recebimento de requerimentos eletrônicos idôneos, ressalvada a possibilidade de diligências complementares diante de dúvida objetiva e fundamentada, pelo afastamento de providências disciplinares e pela restrição de publicidade das peças sensíveis (fls. 28/32). Diante da relevância da matéria e da possibilidade de formação de precedente administrativo, foi determinada a oitiva do Colégio Notarial do Brasil – Seção São Paulo, com expedição de ofício (fls. 40 e 43). O D. Colégio Notarial do Brasil – Seção São Paulo apresentou manifestação institucional defendendo a regularidade da conduta da serventia, sustentando que a controvérsia diz respeito à suficiência da assinatura eletrônica para identificação do titular da ficha de firma. Argumentou que a ficha de firma possui regime protetivo especial e que a exigência de identificação presencial e assinatura de próprio punho constituiu cautela legítima, voltada à prevenção de fraudes e à proteção de dados pessoais (fls. 46/63). É o relatório. Decido. Consta dos autos que a parte representante procurou o (…) Tabelionato de Notas da Capital para obter certidão contendo cópia de documento de identidade arquivado por ocasião da abertura de sua ficha de firma, formulando a solicitação por meio remoto e sustentando a validade de requerimento assinado eletronicamente pela plataforma gov.br. A insurgência deduzida neste Pedido de Providências decorre da orientação prestada pela serventia no sentido de que, para viabilizar o fornecimento do documento pretendido, seria necessária a apresentação de requerimento subscrito de próprio punho, a fim de permitir o confronto da assinatura atual da solicitante com o padrão gráfico depositado na ficha física arquivada. A parte representante sustenta, em síntese, que a exigência formulada pela serventia seria desprovida de amparo legal e técnico, pois a assinatura eletrônica realizada pela plataforma GOV.BR constituiria meio válido e seguro de identificação. Afirma que não pretendia reconhecimento de firma, mas apenas acesso a documento pessoal arquivado na serventia, invocando, para tanto, a disciplina normativa relativa ao fornecimento de certidão de ficha de firma e dos documentos depositados por ocasião de sua abertura. Alega, ainda, que a solicitação remota decorreu de sua impossibilidade momentânea de comparecimento presencial, por estar em viagem, e que teria obtido documento semelhante em outra unidade extrajudicial mediante requerimento assinado eletronicamente. O Senhor (…) Tabelião de Notas da Capital, por sua vez, esclareceu que não houve negativa definitiva ao pedido, mas adoção de cautela complementar, em razão das peculiaridades verificadas no atendimento. Informou que os contatos da parte interessada se iniciaram com questionamentos sobre autenticação eletrônica de cópia de passaporte, seguiram com consulta sobre materialização de carteira profissional digital e, apenas posteriormente, passaram a envolver a certidão de documento depositado na ficha de firma. Acrescentou o Notário que houve dúvida quanto ao objeto e ao formato pretendido, bem como quanto à situação concreta da solicitante, que mencionara providências perante o Consulado Brasileiro, embora indicasse endereço de entrega situado na cidade de São Paulo. Nesse contexto, a serventia entendeu necessário exigir requerimento manuscrito e assinado fisicamente, para confronto da grafia e da assinatura com o cartão de firma arquivado, especialmente porque o documento pretendido estava vinculado a acervo dotado de dados pessoais e padrão gráfico de assinatura. O Ministério Público ofertou parecer pela procedência parcial da reclamação, entendendo inadequada a exigência absoluta de requerimento manuscrito e assinatura de próprio punho como única forma de identificação da usuária quando apresentado requerimento assinado eletronicamente por meio verificável, especialmente por GOV.BR ou certificado e-Notariado. Opinou, ainda, para que a serventia fosse orientada a receber, validar e processar requerimentos eletrônicos assinados por meio idôneo, ressalvada a possibilidade de diligência complementar diante de dúvida concreta, objetiva e fundamentada, bem como pela não instauração de procedimento disciplinar, diante da ausência de elementos indicativos de dolo ou má-fé, e pela restrição de publicidade das peças sensíveis O Colégio Notarial do Brasil – Seção São Paulo – destacou que a controvérsia não envolve a validade jurídica das Assinaturas Eletrônicas, cuja admissibilidade reconheceu expressamente, mas a suficiência de um requerimento remoto assinado eletronicamente para comprovar que o solicitante é, efetivamente, o titular do sinal gráfico arquivado na ficha de firma. Ressaltou que a ficha de firma possui natureza singular no sistema notarial, por reunir o padrão gráfico de assinatura do cidadão, documentos de identificação e dados de qualificação utilizados como paradigma de autenticidade para atos futuros, estando submetida, desde sua formação, a rigoroso regime de identificação presencial e conferência pela serventia. A entidade também observou que a legislação brasileira adota sistema gradual de Assinaturas Eletrônicas, distinguindo modalidades simples, avançada e qualificada, com diferentes graus de confiabilidade e força probatória. Nesse contexto, sustentou que a validade da assinatura eletrônica e a comprovação da titularidade do padrão gráfico arquivado são questões distintas, pois a utilização de determinada credencial eletrônica demonstra a autoria do documento digital assinado, mas não necessariamente permite concluir, por si só, que o signatário corresponde à pessoa que anteriormente depositou sua assinatura manuscrita perante a serventia. Destacou, ainda, que o próprio Código Nacional de Normas exige mecanismos adicionais de identificação em diversos atos eletrônicos, inclusive por meio de videoconferência e outros instrumentos de validação de identidade. Por fim, o Colégio Notarial enfatizou os aspectos relacionados à proteção de dados pessoais, observando que a ficha de firma e os documentos nela arquivados compõem acervo sensível sujeito a acesso restrito. Argumentou que o fornecimento desses elementos demanda especial cautela, diante dos riscos de fraudes, usurpação de identidade e engenharia social, bem como dos deveres impostos aos responsáveis pelas serventias na condição de controladores de dados pessoais. Assinalou que o ordenamento atribui ao Tabelião a obrigação de adotar medidas técnicas e administrativas destinadas a impedir acessos indevidos e a assegurar a identificação segura dos solicitantes de documentos dessa natureza. Pois bem. À luz de todo o narrado, verifico que a controvérsia posta nos autos não se resolve pela simples afirmação da validade ou invalidade da Assinatura Eletrônica utilizada pela parte representante. Não há dúvida, em abstrato, quanto à validade jurídica das Assinaturas Eletrônicas, inclusive no âmbito das interações com entes públicos e dos serviços notariais e registrais, observadas, contudo, as especificidades normativas aplicáveis a cada ato, a natureza da providência requerida, o grau de risco envolvido e a eventual existência de dados pessoais ou informações protegidas. A Lei nº 14.063/2020 disciplina as Assinaturas Eletrônicas simples, avançada e qualificada, estabelecendo diferentes níveis de confiabilidade sobre a identidade e a manifestação de vontade do signatário, sem lhes atribuir equivalência absoluta para todas as hipóteses jurídicas. A Assinatura Eletrônica Qualificada é aquela que possui o nível mais elevado de confiabilidade, considerada a observância de normas, padrões e procedimentos específicos. Também é certo que as Identidades Digitais da Plataforma GOV.BR podem, conforme o seu nível, ser utilizadas para Assinaturas Eletrônicas Simples ou Avançadas, conforme definido pelo Decreto nº 10.543/2020 e pela Portaria SEDGGME nº 2.154/2021, que disciplina os requisitos para uso das Identidades Digitais do referido sistema governamental. Nessa linha, o Art. 17, § 1º, da Lei nº 6.015/1973, dispõe que o acesso ou o envio de informações aos Registros Públicos, quando realizados por meio da internet, deverão ser assinados com o uso de Assinatura Avançada ou Qualificada. O § 2º do mesmo dispositivo autoriza, ainda, que ato da Corregedoria Nacional de Justiça estabeleça hipóteses de uso de Assinatura Avançada em atos que envolvam imóveis. Desse modo, a legislação aplicável reconhece a eficácia jurídica das Assinaturas Eletrônicas, mas também diferencia seus níveis de confiabilidade e admite que a autoridade competente discipline os meios adequados para cada hipótese. Com efeito, especialmente quando o pedido envolve documentos pessoais, dados protegidos, padrão gráfico de assinatura ou acervo de acesso restrito, permanece íntegro o dever funcional do Delegatário de avaliar a suficiência do meio de identificação apresentado e, se necessário, exigir cautelas complementares proporcionais ao risco do ato solicitado. Além disso, a ficha de firma possui natureza própria no serviço notarial. Não se trata de documento ordinário ou de mera informação cadastral desprovida de sensibilidade. Nela se encontra depositado o padrão gráfico da assinatura do cidadão, utilizado justamente como paradigma para aferição de autenticidade em atos futuros, além de dados de qualificação e documentos de identificação apresentados quando da abertura da ficha. Nesse contexto, as Normas de Serviço da Corregedoria Geral da Justiça conferem tratamento cauteloso à sua formação e guarda. A normativa aplicável revela que a formação do cartão de assinaturas é presencial, identificada e sujeita à conferência direta pela serventia. A disciplina não é acidental: decorre da função que a ficha desempenha no sistema notarial, como parâmetro de autenticidade e instrumento de prevenção de fraudes. Por essa razão, o item 181 do Capítulo XVI das Normas de Serviço qualifica como falta grave a entrega ou remessa de fichas-padrão para preenchimento fora da serventia ou a terceiros, ressalvada hipótese específica de qualificação de ato notarial realizada pelo Tabelião ou Preposto autorizado no momento da lavratura do ato. No mesmo sentido, o Código Nacional de Normas da Corregedoria Nacional de Justiça, no Art. 106 do Provimento CNJ nº 149/2023, estabelece que a emissão e o fornecimento de certidão de ficha de firma e dos documentos depositados por ocasião de sua abertura somente poderão ser realizados a pedido do titular referido nos documentos, seus representantes legais e mandatários com poderes especiais ou mediante decisão judicial. A norma restringe o rol de legitimados e pressupõe identificação segura daquele que solicita o fornecimento. O ponto central, portanto, não é negar o direito do titular de acessar documento constante da ficha, mas assegurar que o pedido seja efetivamente formulado por pessoa legitimada e suficientemente identificada, sobretudo quando o objeto pretendido envolve padrão de assinatura e documento de identificação arquivado. Acresce que o próprio regime dos atos notariais eletrônicos, previsto no Código Nacional de Normas, não dispensa identificação robusta das partes em atos sensíveis. O Art. 301, por exemplo, admite que a identificação, o reconhecimento e a qualificação das partes, de forma remota, sejam realizados mediante apresentação de identidade eletrônica e conjunto de informações a que o Tabelião tenha acesso, podendo utilizar sistema de identificação do e-Notariado, documentos digitalizados, cartões de assinatura abertos por outros notários, bases biométricas e outros instrumentos de segurança. Não menos, a cautela adotada pela serventia encontra fundamento adicional nos deveres de proteção de dados pessoais, em consonância com a Lei Geral de Proteção de Dados. O Delegatário deve observar as obrigações de governança de dados pessoais e deve implementar medidas técnicas e administrativas aptas a proteger dados pessoais contra acessos não autorizados, tratamento inadequado ou ilícito e outras situações de risco. No caso concreto, os elementos dos autos demonstram que a exigência formulada pelo Senhor (…) Tabelião de Notas da Capital não decorreu de resistência genérica ao uso de meios eletrônicos, nem de negativa abstrata à validade da Assinatura Eletrônica. A orientação ocorreu no contexto de atendimento em que os pedidos se sucederam com objetos distintos, primeiro relacionados à autenticação de passaporte, depois à materialização de carteira profissional digital e, por fim, à obtenção de certidão relativa a documento depositado na ficha de firma, havendo, ainda, divergência quanto ao formato pretendido e preocupação da serventia com a confirmação segura da identidade da solicitante. Diante desse quadro, a exigência de requerimento manuscrito, apto ao confronto com a ficha-padrão física arquivada, não se apresenta como abuso, mas como medida de mitigação de risco, vinculada à natureza do acervo pretendido. Não houve criação de formalidade dissociada do ato pretendido, mas adoção de cautela voltada à proteção do próprio titular dos dados e do acervo confiado à guarda da serventia. Com efeito, os esclarecimentos prestados pelo Senhor Titular são satisfatórios para afastar a existência de falha funcional ou ilícito administrativo. A serventia orientou a interessada sobre o procedimento que reputava adequado, justificou a cautela adotada pela necessidade de confirmar a identidade da solicitante e, inclusive, submeteu-se à apreciação desta Corregedoria Permanente, colocando-se à disposição para cumprir eventual determinação judicial. Também não se verifica fundamento para determinar, de modo amplo e abstrato, que o Senhor (…) Tabelião de Notas da Capital passe a atender todo e qualquer requerimento futuro formulado com assinatura GOV.BR, independentemente do objeto, do risco envolvido e das circunstâncias concretas do caso. A análise da suficiência do meio de identificação deve ser realizada à luz da natureza do ato solicitado, dos dados envolvidos, da existência ou não de dúvida objetiva e dos mecanismos disponíveis para confirmação de autoria e legitimidade. A validade da Assinatura Eletrônica não afasta o dever funcional do Tabelião de avaliar o risco do ato e exigir diligências complementares quando necessárias à segurança jurídica, à prevenção de fraudes e à proteção de dados pessoais. Diante do exposto, reconheço a regularidade da conduta adotada pelo Senhor (…) Tabelião de Notas da Capital no caso concreto, afasto a existência de falha funcional ou ilícito administrativo e julgo prejudicada a adoção de providência censório-disciplinar em relação ao serviço correicionado. Contudo, em vista do caso concreto submetido ao Juízo, da habilitação da Senhora Reclamante no presente feito, no sistema E-SAJ, por meio de certificado digital, considero suficientemente comprovada sua identificação e, portanto, defiro o pedido formulado para a expedição da certidão requerida. Encaminhe-se cópia integral dos autos à Egrégia Corregedoria Geral da Justiça, por e-mail, para ciência e eventual avaliação da conveniência de orientação normativa sobre a matéria, servindo a presente como ofício. Ciência ao Senhor Tabelião, ao Ministério Público e ao D. Colégio Notarial do Brasil – Seção São Paulo. Após, arquivem-se os autos, com as cautelas de praxe. P.I.C. – ADV: (…) (DJEN de 23.07.2026 – SP)
Fonte: DJEN
Publicação: Portal do RI (Registro de Imóveis) | O Portal das informações notariais, registrais e imobiliárias!
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